Списание в бюджетном учреждения канцелярских принадлежностей
Garant-agency.ru

Юридический портал

Списание в бюджетном учреждения канцелярских принадлежностей

Списание канцтоваров в бюджетном учреждении

Учет канцелярских товаров

Все учреждения без исключения при осуществлении своей деятельности используют канцелярские принадлежности. В представленной статье рассмотрим учет канцелярских товаров в бюджетных и автономных учреждениях, в том числе порядок их приобретения и списания, а также порядок отражения операций в тех или иных случаях.

Материальные запасы или основные средства?

В основном канцелярские принадлежности относятся к материальным запасам и учитываются в их составе на счете 0 105 06 000 “Прочие материальные запасы” в соответствии с п. 118 Инструкции N 157н . Напомним, что к материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости (п. 99 Инструкции N 157н). Закономерно возникает вопрос: относятся ли к материальным запасам канцелярские товары, срок службы которых больше одного года (например, дыроколы, ножницы, папки, степлеры)?

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, для осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, принимаются к учету в качестве основных средств. Следовательно, канцелярские товары, срок эксплуатации которых будет больше одного года, должны быть отнесены к основным средствам.

По мнению автора, учреждение вправе самостоятельно определить, как учитывать канцелярские товары, закрепив данный порядок в учетной политике.

Нормы расходования канцтоваров

Например, дорогие канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 месяцев, можно отнести к основным средствам и учитывать на счете 0 101 08 000 “Прочие основные средства”. При этом если их стоимость не превышает 3000 руб., то при выдаче в эксплуатацию производится списание на забалансовый счет 21 “Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации”. Либо, наоборот, учреждение может закрепить в учетной политике конкретный перечень товаров, которые относятся к материальным запасам.

Приобретение и списание канцтоваров

Канцелярские товары принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которая формируется исходя из фактических затрат, с учетом сумм НДС (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 23 Инструкции N 157н).

Объекты нефинансовых активов, в том числе и канцелярские принадлежности, могут поступать в учреждение:

  • путем приобретения за плату;
  • по договору дарения;
  • посредством безвозмездной внутриведомственной или межведомственной передачи.

Как правило, канцелярские принадлежности учреждения приобретают за плату: либо по безналичному расчету, либо за наличные денежные средства через подотчетное лицо.

Приобретение по безналичному расчету. В этом случае учреждение заключает договор поставки с поставщиком (продавцом). Последний обязуется в обусловленный срок передать покупателю товары (ст. 506 ГК РФ).

Приобретение за наличные денежные средства. Подотчетное лицо получает денежные средства на покупку канцелярских товаров из кассы учреждения или осуществляет покупку через банковскую карточку. Для выдачи подотчетному лицу на нужды учреждения денежных средств из кассы применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, представить Авансовый отчет (ф. 0504049) с прилагаемыми подтверждающими документами.

Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Поступление канцелярских товаров отражается на основании документов, полученных от поставщика (товарные или кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры). Передача материалов на склад производится на основании Акта о приемке материала (ф. 0315004) или Требования-накладной (ф. 0315006).

Если канцелярские товары учитываются в составе основных средств, то их передача должна отражаться Актом о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) или Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Выдача сотрудникам канцелярских товаров осуществляется на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (далее — Ведомость).

Выбытие канцелярских товаров, учитываемых в составе материальных запасов, происходит по фактической стоимости каждой единицы либо по средней стоимости. Выбранный способ закрепляется в учетной политике и применяется в течение финансового года.

Основанием для списания канцтоваров служат Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем, к указанному акту прилагается Ведомость.

Для учета операций по выбытию и перемещению материальных запасов предназначен Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).

Бухгалтерский учет. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы на приобретение канцелярских товаров, учитываемых в составе материалов, относятся на статьи 340 “Увеличение стоимости материальных запасов”, 310 “Увеличение стоимости основных средств”.

Приобретение канцелярских товаров бюджетными и автономными учреждениями отражается в соответствии с Инструкциями N 174н , N 183н следующей корреспонденцией счетов:

Содержание
операции
Дебет Кредит Пункт
Инструкции
N 174н
Пункт
Инструкции
N 183н
Принятие к
учету
канцелярских
товаров:
— в составе
материальных
запасов
0 105 36 000 (340) 0 208 34 000 (660)
0 302 34 000 (730)
34 34
— в составе
основных
средств
0 101 38 000 (310) 0 106 31 000 53 53
Перемещение
канцелярских
товаров между
материально
ответственными
лицами
0 105 36 000 (340) 0 105 36 000 (340) 35 35
Выдача в
эксплуатацию
канцелярских
товаров,
учитываемых в
составе
основных
средств
стоимостью до
3000 руб.
0 401 20 271
0 109 60 (70, 80,
90) 271,
забалансовый
счет 21
0 101 38 000 (410) 10 10
Списание
канцелярских
товаров,
учитываемых в
составе
материальных
запасов
0 401 20 271
0 109 60 (70, 80,
90) 271
0 105 36 000 (440) 37 37

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Налог на прибыль. В целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). В данном случае расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Таким образом, документально подтвержденные затраты на канцелярские товары, приобретенные за счет предпринимательской деятельности, учитываются в составе прочих расходов (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Далее предлагаем рассмотреть операции по учету канцелярских товаров на примерах.

Пример 1. Автономное учреждение через подотчетное лицо приобрело за наличный расчет канцелярские товары (ручки, папки, блокноты) на общую сумму 5900 руб., в том числе НДС — 900 руб. Данные расходы произведены за счет собственных средств учреждения и учитываются в составе общехозяйственных расходов (в рамках деятельности, не подлежащей обложению НДС).

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Документ-основание
Выдача работнику
под отчет наличных
денежных средств из
кассы
2 208 34 000 2 201 34 000 5900 Расходный кассовый
ордер (ф. 0310002)
Принятие к учету
канцелярских
товаров,
приобретенных
подотчетным лицом
2 105 36 000 2 208 34 000 5900 Товарный чек,
кассовый чек
Списание стоимости
канцелярских
товаров, выданных
работникам
учреждения
2 109 80 272 2 105 36 000 5900 Ведомость, акт о
списании
материальных
запасов

Пример 2. В июле бюджетное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, приобрело по договору поставки канцелярские товары на общую сумму 12 390 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). В том же месяце канцелярские товары были выданы работникам.

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Документ-основание
Получены
канцелярские товары
от поставщика
2 105 36 340 2 302 34 730 12 390 Товарно-
транспортная
накладная
Погашена
задолженность перед
поставщиком
2 302 34 830 2 201 11 610,
забалансовый
счет 18
12 390 Выписка с лицевого
счета
Списана стоимость
канцелярских
товаров, выданных
работникам
учреждения
2 109 80 272 2 105 36 440 12 390 Ведомость, акт о
списании
материальных
запасов

В учреждении установлен порядок списания канцтоваров при выдаче их со склада работникам (материально ответственным лицам структурных подразделений). Дальнейший учет осуществляется этими лицами непосредственно в подразделениях.

Пример 3. Бюджетное учреждение за счет полученных субсидий на выполнение государственного задания приобрело 3 дырокола на общую сумму 4248 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). В соответствии с положениями учетной политики учреждения канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 мес., а стоимость — 1000 руб., подлежат учету в составе основных средств.

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Документ-основание
Получены
канцелярские товары
(дыроколы) от
поставщика
4 106 31 310 4 302 31 730 4248 Товарно-
транспортная
накладная
Приняты к учету
канцелярские
товары, в том числе
НДС
4 101 38 310 4 106 31 410 4248 Акт о приеме-
передаче групп
объектов основных
средств (кроме
зданий,
сооружений)
Выданы в
эксплуатацию
канцелярские
товары, учитываемые
в составе основных
средств стоимостью
до 3000 руб.
4 401 20 271,
забалансовый
счет 21
4 101 38 410 4248

Согласно п. 373 Инструкции N 157н передача дыроколов работникам отражается на забалансовом счете 21 “Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации” на основании оправдательных первичных документов (Ведомость) путем изменения материально ответственного лица.

Акт на списание канцтоваров

Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

Что считается канцелярскими товарами

К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.

Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.

Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.).

Кто может применять данный акт

Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.

Читать еще:  Каковы права ребёнка, если родители не состоят в браке?

Зачем составлять акт на списание канцтоваров

Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.

Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.

Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров

Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.

  1. Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и товарный чек, а также приходный ордер.
  2. Далее происходит отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются (здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей).
  3. Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.

Порядок применения акта

Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер). Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.

Правила составления документа

Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

  • каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
  • разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать

  • дату составления,
  • наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
  • подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.

Правила оформления акта на списание канцтоваров

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.

Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности.

После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.

Образец акта на списание канцтоваров

Данный акт имеет вполне стандартную структуру.

  1. Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
  2. Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
  3. После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.

Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать

  • наименование продукции,
  • количество (по всем позициям),
  • стоимость одной штуки,
  • общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров,
  • счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности
  • в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.
  • В завершение документ подписывается от лица членов комиссии с указанием их должности и расшифровками подписей.
  • Учет канцелярских принадлежностей в бюджетном и автономном учреждении

    Как правило, такие предметы служат недолго (менее года) и их стоимость невелика. Поэтому канцтовары учитывают на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» (аналитический счет 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения») . Если при покупке канцтоваров учреждение понесло дополнительные расходы (например по их доставке), то первоначальная стоимость данных ценностей предварительно накапливается на счете 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы» (по соответствующим аналитическим счетам). Соответственно, их стоимость оплачивают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

    При передаче подобного имущества в эксплуатацию его фактическую стоимость списывают со счета 0 105 36 000 в дебет «затратных» счетов учреждения (счета 0 109 60 000, 0 109 70 000, 0 109 80 000, 0 109 90 000, 0 401 20 000).

    За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает канцелярские принадлежности. Принадлежности необходимы для нужд управленческого персонала. Они будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Их общая стоимость составляет 2 714 руб. (в том числе НДС — 414 руб.). Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.).

    Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

    Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 34 730

    – 2714 руб. — учтены затраты на приобретение канцтоваров и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 201 11 610

    – 2714 руб. — перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику канцтоваров;

    Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 22 730

    – 236 руб. — затраты на курьерские услуги по доставке канцтоваров до учреждения списаны на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610

    – 236 руб. — выданные наличные в оплату курьерских услуг из кассы учреждения;

    Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 106 34 340

    – 2950 руб. (2714 + 236) — купленные канцтовары учтены в составе материалов;

    Дебет 4 109 80 272 Кредит 4 105 36 440

    – 2950 руб. — списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию.

    В то же время отдельные элитные виды канцелярских товаров могут служить достаточно долго и стоить значительных средств. Например дорогостоящие ручки Parker, представительские письменные наборы из натурального камня т. д.

    В такой ситуации к ним применяют общие правила отражения подобного имущества в учете. Так, если срок их службы превышает один год, то подобные ценности могут быть отражены в составе основных средств на счете 0 101 00 000 «Основные средства» (по соответствующим аналитическим счетам). Подобные ценности оплачивают по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ

    Одним из главных критериев отнесения тех или иных предметов к основным средствам является срок его полезного использования — он должен быть более 12 месяцев (п. 38 «Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета. », утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157).

    Подробный порядок определения срока полезного использования объекта приведен в п. 44 Инструкции № 157 н. При этом, если с учетом содержания ОКОФ и Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, не представляется возможным определить срок полезного использования актива, то он может быть определен в установленном порядке на основании документов производителя или решения комиссии по поступлению и выбытию активов. При принятии такого решения необходимо учесть всю совокупность факторов, в частности:

    – срока использования, заявленного производителем;

    – характера и условий использования объекта нефинансовых активов (если объект используется в условиях (или в целях), существенно отличающихся от условий (направлений) использования, предусмотренных производителем, это может существенно снизить предполагаемые сроки полезного использования объекта);

    – обоснований (расчетов) плановых показателей.

    Таким образом, окончательное решение об отнесении имущества к основным средствам либо материальным запасам может быть принято только соответствующими должностными лицами учреждения исходя из конкретных характеристик приобретаемого актива.

    В. Афанасьев, Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    А. Суховерхова, Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    При стоимости имущества не более 3000 рублей за единицу затраты на его покупку единовременно включают в текущие расходы учреждения в момент передачи в эксплуатацию. Их отражают по дебету соответствующих аналитических счетов счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» или аналитического счета 0 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов» в корреспонденции со счетом 0 101 00 000 «Основные средства» (соответствующие аналитические счета). Одновременно их первоначальную стоимость отражают увеличением забалансового счета 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации» (с детализацией по аналитическим счетам 21.1 «Особо ценное движимое имущество» и 21.2 «Иное движимое имущество»).

    Списание принадлежностей с забалансового учета происходит по общим правилам, то есть после их полной утраты (например в результате хищения, продажи, передачи другим лицам, порчи или физического износа). Списание отражают простым методом — уменьшением забалансового счета 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации».

    За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает фирменную ручку Parker для управленческого персонала. Согласно гарантии производителя срок ее полезного использования — 5 лет. Ручка будет использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Ее стоимость составляет 2242 руб. (в том числе НДС — 342 руб.). Она не относится к особо ценному имуществу учреждения. Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.).

    Операции по приобретению канцтовара будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

    Дебет 4 106 31 310 Кредит 4 302 31 730

    – 2242 руб. — отражены затраты на приобретение дороостоящей ручки Parker и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 4 302 31 830 Кредит 4 201 11 610

    – 2242 руб. — оплачена ручка Parker с лицевого счета учреждения в казначействе;

    Дебет 4 106 31 310 Кредит 4 302 22 730

    – 236 руб. — отражены расходы на доставку имущества до учреждения и кредиторская задолженность перед курьерской организацией (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610

    – 236 руб. — оплачены расходы на доставку имущества из кассы учреждения.

    Первоначальная стоимость купленного имущества составит:

    2242 + 236 = 2478 руб.

    При включении купленного имущества в состав основных средств в учете учреждения делают запись:

    Читать еще:  Механизмы наследования недвижимости (приватизированного жилья)

    Дебет 4 101 38 310 Кредит 4 106 31 310

    – 2478 руб. — купленное имущество учтено в составе основных средств учреждения.

    При выдаче ручки в эксплуатацию в учете учреждения делают запись:

    Дебет 4 109 80 271 Кредит 4 101 38 410

    – 2478 руб. — стоимость ручки Parker, переданной в эксплуатацию, включена в состав расходов учреждения;

    – 2478 руб. — отражено увеличение забалансового счета 21 на стоимость ручки, переданной в эксплуатацию.

    При соответствии имущества критериям отнесения к объектом основных средств и их первоначальной стоимости до 40 000 руб. включительно, при их передачи в экслуатацию по ним начисляют амортизацию в размере 100 процентов первоначальной стоимости .

    За счет приносящей доход деятельности учреждение приобрело представительский письменный набор. Он относится к особо ценному движимому имуществу. Набор предназначен для управленческих нужд учреждения и будет использоваться в деятельности, не облагаемой НДС. Покупная стоимость набора 37 760 руб. (в том числе НДС — 5760 руб.). Затраты на доставку набора до учреждения курьерской организацией составили 472 руб. (в том числе НДС — 72 руб.). Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не приводится.

    Операции по приобретению набора отражают в учете учреждения записями:

    Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 31 730

    – 37 760 руб. — отражены затраты на приобретение письменного набора и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 2 302 31 830 Кредит 2 201 11 610

    – 37 760 руб. — оплачен письменный набор с лицевого счета учреждения в казначействе;

    Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 22 730

    – 472 руб. — учтены затраты по доставке набора до учреждения силами курьерской организации (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 2 302 22 830 Кредит 2 201 34 610

    – 472 руб. — оплачены расходы на доставку набора курьером из кассы учреждения.

    Первоначальная стоимость представительского письменного набора составит:

    37 760 + 472 = 38 232 руб.

    При отражении имущества в составе основных средств в учете учреждения будет сделана запись:

    Дебет 2 101 28 310 Кредит 2 106 21 310

    – 38 232 руб. — письменный набор учтен в составе основных средств учреждения.

    После передачи набора в эксплуатацию в учете учреждения делают запись:

    Дебет 2 109 80 271 Кредит 2 104 28 420

    – 38 232 руб. — начислена амортизация по письменному набору в размере 100% его первоначальной стоимости.

    Учет канцелярских принадлежностей в бюджетном и автономном учреждении

    Как правило, такие предметы служат недолго (менее года) и их стоимость невелика. Поэтому канцтовары учитывают на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» (аналитический счет 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения») . Если при покупке канцтоваров учреждение понесло дополнительные расходы (например по их доставке), то первоначальная стоимость данных ценностей предварительно накапливается на счете 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы» (по соответствующим аналитическим счетам). Соответственно, их стоимость оплачивают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

    При передаче подобного имущества в эксплуатацию его фактическую стоимость списывают со счета 0 105 36 000 в дебет «затратных» счетов учреждения (счета 0 109 60 000, 0 109 70 000, 0 109 80 000, 0 109 90 000, 0 401 20 000).

    Пример

    За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает канцелярские принадлежности. Принадлежности необходимы для нужд управленческого персонала. Они будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Их общая стоимость составляет 2 714 руб. (в том числе НДС — 414 руб.). Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.).

    Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

    Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 34 730

    – 2714 руб. — учтены затраты на приобретение канцтоваров и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 201 11 610

    – 2714 руб. — перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику канцтоваров;

    Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 22 730

    – 236 руб. — затраты на курьерские услуги по доставке канцтоваров до учреждения списаны на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610

    – 236 руб. — выданные наличные в оплату курьерских услуг из кассы учреждения;

    Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 106 34 340

    – 2950 руб. (2714 + 236) — купленные канцтовары учтены в составе материалов;

    Дебет 4 109 80 272 Кредит 4 105 36 440

    – 2950 руб. — списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию.

    В то же время отдельные элитные виды канцелярских товаров могут служить достаточно долго и стоить значительных средств. Например дорогостоящие ручки Parker, представительские письменные наборы из натурального камня т. д.

    В такой ситуации к ним применяют общие правила отражения подобного имущества в учете. Так, если срок их службы превышает один год, то подобные ценности могут быть отражены в составе основных средств на счете 0 101 00 000 «Основные средства» (по соответствующим аналитическим счетам). Подобные ценности оплачивают по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ

    Мнение специалиста

    Одним из главных критериев отнесения тех или иных предметов к основным средствам является срок его полезного использования — он должен быть более 12 месяцев (п. 38 «Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета. », утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157).

    Подробный порядок определения срока полезного использования объекта приведен в п. 44 Инструкции № 157 н. При этом, если с учетом содержания ОКОФ и Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, не представляется возможным определить срок полезного использования актива, то он может быть определен в установленном порядке на основании документов производителя или решения комиссии по поступлению и выбытию активов. При принятии такого решения необходимо учесть всю совокупность факторов, в частности:

    – срока использования, заявленного производителем;

    – характера и условий использования объекта нефинансовых активов (если объект используется в условиях (или в целях), существенно отличающихся от условий (направлений) использования, предусмотренных производителем, это может существенно снизить предполагаемые сроки полезного использования объекта);

    – обоснований (расчетов) плановых показателей.

    Таким образом, окончательное решение об отнесении имущества к основным средствам либо материальным запасам может быть принято только соответствующими должностными лицами учреждения исходя из конкретных характеристик приобретаемого актива.

    В. Афанасьев, Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    А. Суховерхова, Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    При стоимости имущества не более 3000 рублей за единицу затраты на его покупку единовременно включают в текущие расходы учреждения в момент передачи в эксплуатацию. Их отражают по дебету соответствующих аналитических счетов счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» или аналитического счета 0 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов» в корреспонденции со счетом 0 101 00 000 «Основные средства» (соответствующие аналитические счета). Одновременно их первоначальную стоимость отражают увеличением забалансового счета 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации» (с детализацией по аналитическим счетам 21.1 «Особо ценное движимое имущество» и 21.2 «Иное движимое имущество»).

    Списание принадлежностей с забалансового учета происходит по общим правилам, то есть после их полной утраты (например в результате хищения, продажи, передачи другим лицам, порчи или физического износа). Списание отражают простым методом — уменьшением забалансового счета 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации».

    Пример

    За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает фирменную ручку Parker для управленческого персонала. Согласно гарантии производителя срок ее полезного использования — 5 лет. Ручка будет использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Ее стоимость составляет 2242 руб. (в том числе НДС — 342 руб.). Она не относится к особо ценному имуществу учреждения. Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.).

    Операции по приобретению канцтовара будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):

    Дебет 4 106 31 310 Кредит 4 302 31 730

    – 2242 руб. — отражены затраты на приобретение дороостоящей ручки Parker и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 4 302 31 830 Кредит 4 201 11 610

    – 2242 руб. — оплачена ручка Parker с лицевого счета учреждения в казначействе;

    Дебет 4 106 31 310 Кредит 4 302 22 730

    – 236 руб. — отражены расходы на доставку имущества до учреждения и кредиторская задолженность перед курьерской организацией (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610

    – 236 руб. — оплачены расходы на доставку имущества из кассы учреждения.

    Первоначальная стоимость купленного имущества составит:

    2242 + 236 = 2478 руб.

    При включении купленного имущества в состав основных средств в учете учреждения делают запись:

    Дебет 4 101 38 310 Кредит 4 106 31 310

    – 2478 руб. — купленное имущество учтено в составе основных средств учреждения.

    При выдаче ручки в эксплуатацию в учете учреждения делают запись:

    Дебет 4 109 80 271 Кредит 4 101 38 410

    – 2478 руб. — стоимость ручки Parker, переданной в эксплуатацию, включена в состав расходов учреждения;

    – 2478 руб. — отражено увеличение забалансового счета 21 на стоимость ручки, переданной в эксплуатацию.

    При соответствии имущества критериям отнесения к объектом основных средств и их первоначальной стоимости до 40 000 руб. включительно, при их передачи в экслуатацию по ним начисляют амортизацию в размере 100 процентов первоначальной стоимости .

    За счет приносящей доход деятельности учреждение приобрело представительский письменный набор. Он относится к особо ценному движимому имуществу. Набор предназначен для управленческих нужд учреждения и будет использоваться в деятельности, не облагаемой НДС. Покупная стоимость набора 37 760 руб. (в том числе НДС — 5760 руб.). Затраты на доставку набора до учреждения курьерской организацией составили 472 руб. (в том числе НДС — 72 руб.). Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не приводится.

    Операции по приобретению набора отражают в учете учреждения записями:

    Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 31 730

    – 37 760 руб. — отражены затраты на приобретение письменного набора и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

    Читать еще:  Образец справки в д сад школу после болезни

    Дебет 2 302 31 830 Кредит 2 201 11 610

    – 37 760 руб. — оплачен письменный набор с лицевого счета учреждения в казначействе;

    Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 22 730

    – 472 руб. — учтены затраты по доставке набора до учреждения силами курьерской организации (с учетом «входного» НДС);

    Дебет 2 302 22 830 Кредит 2 201 34 610

    – 472 руб. — оплачены расходы на доставку набора курьером из кассы учреждения.

    Первоначальная стоимость представительского письменного набора составит:

    37 760 + 472 = 38 232 руб.

    При отражении имущества в составе основных средств в учете учреждения будет сделана запись:

    Дебет 2 101 28 310 Кредит 2 106 21 310

    – 38 232 руб. — письменный набор учтен в составе основных средств учреждения.

    После передачи набора в эксплуатацию в учете учреждения делают запись:

    Дебет 2 109 80 271 Кредит 2 104 28 420

    – 38 232 руб. — начислена амортизация по письменному набору в размере 100% его первоначальной стоимости.

    Списание канцтоваров в бюджетном учреждении

    Для государственных учреждений действует Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н, который регламентирует, в том числе, и бланки документов, необходимых для утилизации.

    Одним из отдельно выделяемых вопросов при списании различного рода средств и материалов, которые числятся на балансе фирмы или организации, является оформление списания канцелярских товаров, какие периодически расходуются практически всеми функционирующими организациями. Для оформлении подписки заполните форму. Выгодные акции и скидки будут всегда приходить на вашу электронную почту. Вы всегда смежете отписаться от рассылки.

    Счета используемые для учета канцтоваров

    При передаче подобного имущества в эксплуатацию его фактическую стоимость списывают со счета 0 105 36 000 в дебет «затратных» счетов учреждения (счета 0 109 60 000, 0 109 70 000, 0 109 80 000, 0 109 90 000, 0 401 20 000). В первом приближении канцелярские принадлежности можно определить как изделия, используемые дляпереписки и оформления документации, но и эта формулировка недостаточно полная.Например, к канцтоварам согласно товароведной классификации относятся такжечертежные (готовальни) и школьные принадлежности (пеналы, портфели), средстваоргтехники (калькуляторы, пишущие машинки). Поскольку процессоформления документации включает в себя нанесение не только текста на бумагу,но и печатей (в установленных случаях), а также подготовку материалов к хранению, к канцелярским принадлежностям могут быть отнесены штемпельные товары,папки и иные приспособления для сшивки бумаг.

    Следует отметить, что при одновременном получении и списании, канцелярские товары моментально списываются на фактические расходы. Списывание канцтоваров происходит по-разному – всё зависит от средств их приобретения (общий фонд, либо специальный) и отражается по дебету субсчёта.

    Основанием для составления может быть:

    • проведенная инвентаризация, в ходе которой выяснилось, что некоторые из объектов учета необходимо утилизировать;
    • инициатива ответственных за использование ценностей лиц (МОЛ).

    Проблема учета канцелярских принадлежностей связана с их классификацией, а именно к какому виду активов такие объекты отнести – материальным запасам или основным средствам. Об этом, а также о порядке поступления и списания канцтоваров читайте далее.

    Хотелось бы сразу отметить, что работники отдела бухгалтерии и руководители многих организаций ошибочно полагают, что периодическое приобретение канцелярских товаров следует относить к расходам организации сразу же в процессе их приобретения.
    В первом приближении канцелярские принадлежности можно определить как изделия, используемые дляпереписки и оформления документации, но и эта формулировка недостаточно полная.Например, к канцтоварам согласно товароведной классификации относятся такжечертежные (готовальни) и школьные принадлежности (пеналы, портфели), средстваоргтехники (калькуляторы, пишущие машинки).

    Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.
    Под термином «изъятие из баланса» Подразумевается прекращение отражения определенного пункта имущества в отчетной документации бухгалтерского типа «Снятие с банковского баланса» Процедура аннулирования учета определенного типа активов, имущества, имеющегося в наличии у конкретного предприятия «Денежные, товарные ценности» Обычно под данным термином обозначается что-либо, подлежащее снятию с учета, списанию «Выход из строя, износ» Событие, при возникновении которого имеет место отсутствие факта возможности использования по назначению.

    Срок полезного использования принадлежностей не должен превышать двенадцати месяцев, то есть год. Он выясняется в обязательном порядке, а если не предоставляется возможным, то выясняется на основе документов, предъявленных производителем.
    Отнесение нефинансового актива к канцелярским принадлежностям не означает автоматического причисления его к категории материальных запасов. Критерием определения причастности к основным средствам или матзапасам является срок, в течение которого объект используется многократно или постоянно.

    Канцелярские товары — неотъемлемая часть любого офиса. Вы покупаете канцтовары за наличный или безналичный расчет, иногда они стоят «копейки», а иногда стоимость канцелярских товаров превышает 30 базовых величин.

    В то же время отдельные элитные виды канцелярских товаров могут служить достаточно долго и стоить значительных средств. Например дорогостоящие ручки Parker, представительские письменные наборы из натурального камня т. д. Поэтому канцтовары учитывают на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» (аналитический счет 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения»).

    Рассмотрим сначала, на каких счетах учитываются поступившие канцтовары. Как правило, поступившие канцтовары учитываются на счете 10 Материалы. Отдельные канцелярские товары, такие например, как дорогостоящие дыроколы, степлеры, могут учитываться на сч.01 основные средства, если они удовлетворяют условиям п2. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2001 N 118 и их стоимость превышает лимит установленный организацией в учетной политике, но не выше 30 базовых величин. (ред. от 25.06.2010) «О бухгалтерском учете основных средств и нематериальных активов». В данной статье мы рассмотрим учет канцелярских товаров в случае, если они оприходованы на счете 10 как материалы. Это наиболее типичный случай.

    Используемые для работы предметы, как и любой инвентарь, приходят в негодность. Чтобы исключить их из имущества организации, необходимо провести процедуру списания.

    Периодически работники бухгалтерии осуществляют проверки для определения целостности и наличия всех канцтоваров. А для их выдачи необходимо иметь определённые документы, утверждённые директором учреждения.
    Сложно представить предприятие без минимального офисного оборудования и техники, особенно, если вид деятельности организации предусматривает личный контакт с клиентом. Так, для подписания договоров, для заполнения письменной отчётности и множества других работ, требуются канцелярские принадлежности. Если канцтовары были куплены за счёт предприятия, то рано или поздно возникает потребность о списании остатков таких материалов (например, изогнутые скрепки, испорченная бумага и т.д.). Для того чтобы оформить списание использованных канцтоваров и произвести приобретение новых, необходимо заполнить отдельный документ и провести его по всем условным стандартам организации, которые в зависимости от руководства могут меняться.

    Основные средства или материальные запасы

    Любые действия с канцтоварами отражаются в накопительной ведомости по расходу материала, а при получении каждый человек, берущий принадлежности, должен расписаться.

    Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв.

    Итак, вы главный бухгалтер в небольшой организации, на которого возложены обязанности начиная от кадровых вопросов и заканчивая составление годового бухгалтерского баланса. Как правило, на вас возложена обязанность обеспечить все близлежащие службы канцелярскими товарами. Почему? Потому что от вас в том числе, зависит вопрос оплаты. А может быть, вы главный бухгалтер крупной организации и непосредственно не занимаетесь ни покупкой канцтоваров, ни их списанием. Но ведь важно знать и такие мелочи для того что бы контролировать своих подчиненных. Купить канцтовары просто. Вопрос как их правильно учитывать в бухгалтерском учете?
    Как правило, такие предметы служат недолго (менее года) и их стоимость невелика. Поэтому канцтовары учитывают на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» (аналитический счет 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения»). Если при покупке канцтоваров учреждение понесло дополнительные расходы (например по их доставке), то первоначальная стоимость данных ценностей предварительно накапливается на счете 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы» (по соответствующим аналитическим счетам). Соответственно, их стоимость оплачивают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

    Нормы расходования бумаги и других канцелярских товаров в бюджетном учреждении

    За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает канцелярские принадлежности. Принадлежности необходимы для нужд управленческого персонала. Они будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Их общая стоимость составляет 2 714 руб. (в том числе НДС – 414 руб.). Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в том числе НДС – 36 руб.).

    В соответствии с п. 118Инструкции № 157н к канцелярским принадлежностям, подлежащим учету в рамкахсчета 105 06 «Прочие материальные запасы» относятся: бумага, карандаши, ручки,стержни и др. Дополнительные разъяснения по вопросу учета этих объектов внормативных документах по бюджетному учету отсутствуют. Вряд ли можно найти хоть одно учреждение, в котором не использовались бы канцтовары. Как без них исполнять свои непосредственные обязанности? Хорошо, если есть электронная отчетность, а если нет? Учёт товаров регламентируется специальными инструкциями, а деньги всегда выплачиваются только после получения товара.

    Оценка канцтоваров в бухгалтерском учете

    Канцелярскими товарами, списание которых производится отдельно оформленным актом, называются следующие:

    1. Приспособления, которые используются при написании различного рода бумаг или их оформлении – карандаши, ручки, сама бумага, относящаяся к материалам для написания любого пригодного для таких целей формата.
    2. Организационная техника, которая относится к простому типу – тут могут учитываться пишущие машинки, калькуляторы.
    3. Материалы, считающиеся крепежными (скрепки, скобы).
    4. Механические средства (дыроколы, степлеры).

    Согласно Инструкции № 157н канцелярские принадлежности входят в составматериальных запасов. Но не в исключительном плане, как, например, посуда.

    Они будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Их общая стоимость составляет 2 714 руб. (в том числе НДС — 414 руб.). Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.). Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится): Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 34 730 – 2714 руб.
    Например, утилизация мягкого инвентаря может быть обусловлена износом вещи, канцелярские товары должны быть переданы по ведомости от МОЛа непосредственному пользователю (ведомость выдачи ценностей на нужды учреждения по форме 0504210), посуда вносится согласно книге регистрации боя посуды (код формы 0504044). В случае уничтожения предметов инвентаря по утвержденным документам требуется их приложить.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector