Предусмотрена ли компенсация проезда при увольнении?

Предусмотрена ли компенсация проезда при увольнении?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работник увольняется по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Перед увольнением он получил компенсацию оплаты стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно. На момент прекращения трудового договора работник федерального бюджетного учреждения не представил отчет о произведенных расходах с приложением проездных и перевозочных документов, подтверждающих его расходы.
Имеет ли работодатель право требовать предоставления отчета или возврата аванса для компенсации расходов на оплату стоимости проезда?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель вправе требовать от уволенного работника предоставить авансовый отчет и проездные документы, а при наличии неизрасходованной суммы компенсации вернуть ее добровольном порядке. При отказе работника от выполнения указанных действий (а равно бездействии работника) сумма компенсации может быть истребована работодателем в судебном порядке.

Обоснование вывода:
В соответствии с частью первой ст. 325 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера (далее – РКС) и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно.
Порядок компенсации таких расходов для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, и членов их семей устанавливается Правительством РФ (часть пятая ст. 325 ТК РФ). В настоящее время действуют правила, утвержденные постановлением от 12.06.2008 N 455 “О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей” (далее – Правила).
Согласно п.п. 4, 12 Правил компенсация расходов, являющихся целевой выплатой, производится учреждением исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником учреждения заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи, а также в предусмотренных Правилами случаях справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией. Работник учреждения обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.
Таким образом, приведенными нормами прямо установлена обязанность работника представить по окончании отпуска отчет о произведенных расходах с приложением подлинников поездных и перевозочных документов, подтверждающих целевое расходование выданных авансом в подотчет средств на проезд в отпуск и обратно, которые работодатель, в свою очередь, вправе от него потребовать. В случае непредставления указанных документов выданные под отчет работнику суммы признаются суммами неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса.
Согласно абзацу третьему части второй ст. 137 ТК РФ из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях. Под другими случаями в этой норме понимаются ситуации, когда работодатель выдает сотруднику под отчет денежные суммы для осуществления целевых расходов, например в связи со служебными поездками при работе в пути или разъездной работе (часть первая ст. 168.1 ТК РФ), для оплаты проезда к месту учебы и обратно (часть третья ст. 173, часть первая ст. 173.1, часть третья ст. 174 ТК РФ), для оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (часть четвертая ст. 325 ТК РФ).
То есть авансирование проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, осуществляемое на основании ст. 325 ТК РФ, относится к случаям выдачи аванса, в связи с неизрасходованием и невозвратом которого работником из его заработной платы могут производиться удержания (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Красноярского краевого суда от 05.09.2012 по делу N 33-7645, кассационное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 18.01.2011 по делу N 33-135/2011). При этом решение об удержании из заработной платы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат (в рассматриваемой ситуации по истечении трех рабочих дней с даты выхода сотрудника на работу из отпуска), и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (часть третья ст. 137 ТК РФ)*(1).
Как следует из вопроса, работник отчет о произведенных расходах и проездные документы работодателю не предоставил, удержание из его заработной платы при увольнении работодателем не производилось (ст. 140 ТК РФ).
По нашему мнению, в такой ситуации работодатель также вправе требовать от работника предоставить авансовый отчет и проездные документы, а при наличии неизрасходованной суммы компенсации вернуть ее добровольном порядке. При отказе работника от выполнения указанных действий (а равно бездействии работника) работодатель вправе взыскать эту сумму в судебном порядке, в том числе и после прекращения трудовых отношений с работником. Возможность такого взыскания подтверждается судебной практикой. Сумма компенсации указанных расходов, за которую работник не отчитался по возвращении из отпуска, квалифицируется судами как причиненный работодателю ущерб (ст. 238 ТК РФ) или как неосновательное обогащение работника (ст. 1102 ГК РФ). В связи с этим судьи, в частности, отмечают, что компенсация стоимости проезда работника и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно является целевой выплатой и не относится к заработной плате или иным суммам, предоставленным работнику в качестве средства существования, истребование которых в качестве неосновательного обогащения невозможно в силу п. 3 ст. 1109 ГК РФ (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11.04.2016 по делу N 33-1772/2016, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 21.01.2014 по делу N 33-208/2014, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Чукотского автономного округа от 19.12.2013 по делу N 33-206/2013).

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
– Энциклопедия решений. Взыскание с работника ущерба в судебном порядке.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

27 сентября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Работодатель обязан убедиться, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (часть третья ст. 137 ТК РФ). По мнению Роструда, работодатель должен получить письменное согласие работника (письмо от 09.08.2007 N 3044-6-0). В качестве письменного согласия принимается любой исходящий от работника документ (заявление, объяснение, расписка и прочее), из которого видно, что он признает подлежащую удержанию сумму задолженности и основание ее возникновения (смотрите также, например, кассационное определение СК по гражданским делам Ростовского областного суда от 30.05.2011 по делу N 33-7405).

Компенсация проезда в отпуск после увольнения работника-северянина

“Зарплата”, 2015, N 8

• От чего зависит право сотрудника на оплату проезда в отпуск и обратно.
• Когда компенсацию предоставить нельзя.

Работающие северяне имеют право на компенсацию стоимости проезда и провоза багажа в отпуск и обратно вместе с неработающими членами их семей. Работодатель обязан выплачивать ее не реже чем один раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Полностью возмещать расходы на проезд в отпуск компания должна, только если сотрудник отдыхает в России. Если он летит в отпуск за границу, оплачивается только проезд до аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы (п. 10 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455).

В то же время компании могут установить иной порядок расчета компенсации. Главное, зафиксировать его в коллективном договоре (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Право на компенсацию после увольнения

Как показывает практика, работодатели нередко отказывают в предоставлении компенсации, если работник увольняется сразу после отпуска. Разберемся, справедливо ли это.

Когда возникает право на компенсацию проезда

Компенсацию нужно выплатить сотруднику при соблюдении двух условий.

Первое условие. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отпуск и обратно выплачивается работнику при условии предоставления ему ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы у данного работодателя (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). То есть по истечении шести месяцев его непрерывной работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Второе условие. Работник может получить компенсацию за проезд членов своей семьи, если сам едет с ними.

Если в отпуск едут только близкие сотрудника, компенсация ему не положена (абз. 46 разд. 6 Обзора Верховного Суда РФ, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014, далее – Обзор).

Заметим, что к членам семьи относятся муж, жена, несовершеннолетние дети, фактически проживающие с работником (ч. 2 ст. 325 ТК РФ). Но в коллективном договоре компания может установить иной состав членов семьи работника.

Как видим, право на компенсацию стоимости проезда к месту отдыха и обратно не зависит от последующего увольнения сотрудника.

Выплачивать ли компенсацию, если работник уволился

По собственной инициативе сотрудник может уволиться:

• сразу после отпуска (ст. 80 ТК РФ);
• во время отпуска (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6);
• взяв отпуск с последующим увольнением (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

И если у сотрудника на начало отпуска есть право на компенсацию стоимости проезда, ее нужно выплатить в любом случае и независимо от основания увольнения.

Это подтверждает абз. 19 разд. 6 Обзора.

В нем говорится, что в судах неоднозначно складывается практика решения вопроса о том, нужно ли выплачивать такую компенсацию работнику, которому предоставлен отпуск с последующим увольнением.

Примечание. Как оформить отпуск с последующим увольнением

Читайте в электронном журнале (e.zarp.ru, 2014, N 6).

Правильной является практика тех судов, которые считают, что оплачивать работникам проезд в отпуск и обратно нужно.

Если работник вернулся после увольнения

Рассмотрим такую ситуацию. Сотрудник взял отпуск с последующим увольнением с 1 июля 2015 г. Дата увольнения – 30 июля 2015 г.

13 августа он вернулся из отпуска. На следующий день представил в бухгалтерию билеты для оплаты проезда. Можно ли оплатить обратный билет, ведь на момент возвращения сотрудник уже не работает в компании?

Если руководствоваться разъяснениями Верховного Суда РФ (абз. 20 разд. 6 Обзора), работнику нужно полностью оплатить дорогу в отпуск и обратно, если на момент начала отпуска у него есть право на компенсацию. И тот факт, что сотрудник вернулся из отпуска позже даты увольнения, значения не имеет.

Когда право на компенсацию есть, но предоставить ее нельзя

Оплата стоимости проезда и провоза багажа являются целевыми выплатами. Они не суммируются, если работник своевременно не воспользовался правом на компенсацию (ч. 6 ст. 325 ТК РФ).

Пример. Компания расположена в районе Крайнего Севера. Сотрудник работает в ней с 7 февраля 2011 г.

Периодичность предоставления отпусков работнику представлена на схеме (см. с. 63).

Отпуска, предоставленные работнику

Согласно коллективному договору расходы на проезд в отпуск и обратно компенсируются раз в два года.

За оплатой проезда в отпуска за первый и второй рабочие годы сотрудник не обращался.

Расходы на проезд ему были компенсированы за отпуск за третий рабочий год. Работник требует оплатить проезд и в четвертом рабочем году. Можно ли это сделать?

Решение. Правом на оплату проезда в отпуск и обратно работник может воспользоваться только в пределах каждого двухлетнего периода, первый из которых начинает исчисляться с даты поступления на работу (ч. 1 ст. 122 ТК РФ).

Но так как в течение первого двухлетнего периода работник не воспользовался своим правом на компенсацию, льгота сгорает (ч. 6 ст. 325 ТК РФ). Перенести ее на следующие два года нельзя.

Следующий двухлетний период у работника начинается с 7 февраля 2013 г. В нем работник получил компенсацию за третий рабочий год. Поскольку компания оплачивает проезд только один раз в два года, компенсация за отпуск в 2015 г. ему не положена.

В пределах двухлетнего периода неважно, за какой рабочий год предоставляется отпуск. Поэтому если бы сотруднику не был оплачен проезд за третий год работы, он получил бы ее за четвертый год.

Примечание. Компенсировать расходы на проезд нужно в каждом втором рабочем году, а не через 24 месяца.

Если работодатель отказывается возместить северянину расходы на проезд

Если уволенный работник представил все проездные документы (ч. 4 ст. 325 ТК РФ), а работодатель отказывается компенсировать расходы на проезд в отпуск, сотрудник может обратиться в суд. Оплачивать госпошлину и судебные расходы ему не придется (ст. 393 ТК РФ).

Исковое заявление по трудовым спорам можно подать по месту нахождения компании (ст. 28 ГПК РФ). К иску нужно приложить расчет взыскиваемой с работодателя суммы (ст. 132 ГПК РФ). Решение суда вступит в силу через месяц после его принятия (ст. 209 ГПК РФ).

Если срок выплаты компенсации нарушен, работодатель обязан выплатить ее с уплатой процентов за задержку выплаты (ст. 236 ТК РФ).

Сумму выплаченной компенсации компания не сможет учесть при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 31.10.2011 N 03-03-06/2/164).

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Возмещение транспортных расходов в силу закона

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ , работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ , возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы. Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

• 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
• 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ , человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

• пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
• пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Компенсация проезда при увольнении жителю Крайнего севера

Здравствуйте, я работаю в районе Крайнего севера. У меня к Вам вопрос по компенсации проезда при увольнении в один конец.

С 05.05.2014 г. я устроилась на работу

С 09.06.2014 г. перешла на неполное рабочее время (18 часов в неделю)

с 13.02.2015 г. перешла на полный рабочий день

С 18.07.2015 г. я взяла отпуск по уходу за ребенком до достижения 3-х лет (проезд не брала)

С 01.10.2015 г. я прервала отпуск по уходу за ребенком,

работаю по настоящее время, но хочу в мае этого года уволиться. Бухгалтерия говорит, что компенсация проезда при увольнении мне не положен, т.к. я в прошлом году не взяла проезд и он у меня сгорел.

Помогите, пожалуйста мне с этим разобраться, объясните, мне пожалуйста правомерно ли мне отказывают.

С уважением, Валерия.

Вопрос относится к городу Мирный

Ответы:

Вопрос: О компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в отношении женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

Ответ: МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО от 15 февраля 2010 г. N 217-13

Департамент анализа и прогноза развития здравоохранения и социально-трудовой сферы рассмотрел письмо о компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в соответствии со ст. 325 Трудового кодекса Российской Федерации в отношении женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, и сообщает.

В соответствии с ч. 1 ст. 325 Трудового кодекса Российской Федерации лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов.

В соответствии с п. 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 12.06.2008 N 455, принятого в целях реализации ч. 5 ст. 325 Кодекса, Министерству здравоохранения и социального развития Российской Федерации предоставлено право давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденных данным Постановлением.

В соответствии с п. 4 вышеназванных Правил право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.

В дальнейшем у работника организации возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации – начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы – начиная с пятого года работы и т.д. В стаж работы, дающий право работнику на компенсацию расходов, включается время работы в данной организации и иные периоды, которые учитываются в соответствии со ст. 121 Трудового кодекса Российской Федерации в целях предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Таким образом, исходя из положений ч. 2 ст. 121 Трудового кодекса Российской Федерации время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающей право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно, не включается.

Как следует из положений ст. 325 Трудового кодекса Российской Федерации, компенсация расходов производится при использовании работником ежегодного оплачиваемого отпуска.

В соответствии со ст. 260 Трудового кодекса Российской Федерации перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, женщина, работающая в организации, финансируемой из федерального бюджета, имеющая право на оплату проезда к месту отдыха и обратно за предыдущий период, может им воспользоваться в дальнейшем ТОЛЬКО при предоставлении ОЧЕРЕДНОГО оплачиваемого отпуска.

Что касается лиц, работающих у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, то согласно ч. 8 ст. 325 Кодекса (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для указанной категории лиц устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Заместитель директора Департамента анализа и прогноза здравоохранения и социально-трудовой сферы М.В.СУСЛОВА 15.02.2010

Вы права на ежегодный отпуск и оплату проезда не утратили, так как право на компенсацию расходов, связанных с проездом в отпуск, возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации статьи 322, 325 ТК РФ.

Ваш первый отпускной период составляет 1 год с даты трудоустройства 05.05.2014 по 04.05.2015

Второй с 05.05.2015 по 04.05.2016, но так как Вы были в отпуске по уходу за ребенком, то отпускной период сдвигается на это время(грубо, на два месяца) и составляет с 05.05.2015 по 04.07.2016 года.

Поэтому в вашем случае Вы можете воспользоваться правом на оплату проезда за первый и второй годы работы до 04.07.2016 г.

Советую написать Вам заявление на предоставление ежегодного отпуска и на оплату проезда.

Получить компенсацию за проездные билеты, и уже из отпуска направить заявление об увольнении по собственному желанию с просьбой отправить Вам трудовую книжку почтой. Только пишите это заявление с уведомлением о вручении и описью вложения.

Также, пока есть время, направьте официальный запрос в трудовую инспекцию с просьбой разъяснить, имеют ли право отказать Вам в оплате проезда, если Вы не использовали отпуск с даты трудоустройства по н/в и укажите, сколько времени находились в отпуске по уходу за ребенком.

Этот ответ поможет Вам в споре с работодателем, так как ссориться с ГИТ никто не захочет.

Приказ Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2 Об утверждении Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера,(http://docs.cntd.ru/document/9020231) в соответствии с действующими нормативными актами положение данного приказа так же применяется на практике в котором указано следующее

. 39. В районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, трудящимся один раз в два года оплачивается стоимость проезда к месту отдыха и обратно (а неработающим пенсионерам — один раз в три года). Предприятиям, учреждениям и организациям, расположенным в указанных районах, разрешено оплачивать стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно один раз в два года, наряду с оплатой проезда самого работника, двум членам его семьи (супруг, дети).

Оплата проезда работников и членов их семей производится соответствующими предприятиями, организациями и учреждениями в зависимости от фактического использования проезда видами транспорта (абзац в редакции приказа Минтруда РСФСР от 11 июля 1991 года N 77).

Оплата проезда в отпуск и обратно производится перед отъездом в отпуск, исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании представленных билетов или других оправдательных документов.

При непредоставлении проездных билетов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Также возмещаются расходы по проезду в отпуск и обратно на личном автомобиле. Если работник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то ему возмещаются расходы по проезду только до одного избранного им места, а также расходы по обратному проезду от того же места кратчайшим путем.

40. Льготы, указанные в пунктах 38 и 39, предоставляются, начиная со ВТОРОГО года работы (т.е. по истечении 12 месяцев непрерывной работы). В дальнейшем работник приобретает право на льготы, начиная с четвертого, шестого и т.д. года работы, независимо от времени фактического использования отпуска. Время непрерывной работы определяется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. Право на оплату проезда к месту отдыха и обратно наступает у работника после 4 февраля 1991 года, если время его непрерывной работы до и после 4 февраля 1991 года составляет в сумме не менее 12 месяцев. “

Учет в расходах компенсации проезда к месту отпуска работникам-северянам

Автор: Тимофеева Л. Е., эксперт журнала

Обязана ли организация, расположенная в районах Крайнего Севера, компенсировать расходы на проезд работников к месту проведения отпуска и обратно? Вправе ли она учесть эти расходы для целей исчисления налога на прибыль, в том числе если место проведения отпуска не является территорией РФ? Какими документами подтвердить понесенные расходы?

Об обязанности работодателя компенсировать расходы на проезд к месту проведения отпуска.

Статьей 325 ТК РФ установлено, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

В соответствии с ч. 8 данной статьи размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Отметим, что эта норма была предметом рассмотрения в Конституционном Суде, и тот в Постановлении от 09.02.2012 № 2-П указал следующее. Положение ч. 8 ст. 325 ТК РФ по своему буквальному смыслу требует определения размера, условий и порядка компенсации вышеуказанных расходов в коллективном договоре, локальном нормативном акте или в трудовом договоре с работником. Это означает, что на работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, возлагается обязанность – в рамках системы социального партнерства или по соглашению с работником – устанавливать правила выплаты такой компенсации в одной из предусмотренных законом форм, которая предполагает, соответственно, и его обязанность осуществлять необходимые выплаты за счет собственных средств.

В постановлении судьи КС РФ отметили, что при определении размера, условий и порядка предоставления компенсации необходимо обеспечивать их соответствие предназначению данной компенсации (как гарантирующей работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления). В противном случае не достигалась бы цель ее введения в качестве дополнительной гарантии, направленной на реализацию конституционных прав на отдых и на охрану здоровья.

Коммерческие организации обязаны предусматривать выплату компенсации, причем ее размер должен быть таким, чтобы работникам была обеспечена возможность выехать на период отпуска за пределы северных районов.

Судьи также заметили, что эта обязанность является для работодателя дополнительным обременением и предполагает несение им определенных расходов. С учетом этого в НК РФ предусмотрена возможность облегчать налоговое бремя путем уменьшения налогооблагаемой базы за счет того, что в состав расходов на оплату труда включаются фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении[1], к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном работодателем (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Таким образом, расходы в виде компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут учитываться при исчислении базы по налогу на прибыль в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31976).

При этом налогоплательщик может учитывать только фактически осуществленные расходы, подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете (Письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/3/43106).

Если, к примеру, авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение для целей налогообложения, являются:

сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Таким образом, в случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организаций дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Указанный порядок подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли применяется и в случае оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (Письмо Минфина России от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

Поездка за пределы РФ.

Отметим, что для коммерческих организаций отдельных законодательных актов, регламентирующих порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, не разработано. Минфин считает (см. Письмо от 18.10.2010 № 03-03-06/1/651), что такие организации могут руководствоваться положениями, установленными для организаций, финансируемых из федерального бюджета, а именно Правилами, утвержденными Постановлением № 455[2].

Согласно п. 10 Правил в случае использования работником отпуска за пределами РФ производится компенсация расходов на проезд железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.

При следовании к месту проведения отпуска за пределы территории РФ воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы РФ аэропорту работником представляется справка, выданная транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).

В статье 1 Закона РФ № 4730-1[3] содержится определение границы, в соответствии с которым государственная граница Российской Федерации есть линия и проходящая по этой линии вертикальная поверхность, определяющие пределы государственной территории (суши, вод, недр и воздушного пространства) РФ, то есть пространственный предел действия государственного суверенитета РФ. Следовательно, государственная территория РФ в данном случае заканчивается не в пункте пропуска аэропорта, а при пересечении воздушным судном вертикальной поверхности воздушного пространства, проходящей над линией государственной границы РФ.

Таким образом, для подтверждения стоимости проезда в отпуск и обратно воздушным транспортом, работнику необходимо запросить в авиакомпании справку о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).

С учетом изложенного в случае проведения работником отпуска за пределами РФ для целей налогообложения прибыли могут быть учтены расходы на приобретение перевозочного документа (авиабилета) в размере, указанном в справке о стоимости перевозки по территории РФ до места пересечения границы РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (авиабилета), выданной транспортной организацией.

Также основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ.

Итак, если в коллективном договоре организации, не относящейся к бюджетной сфере, предусмотрено, что при выезде работника за границу для проведения отдыха оплата стоимости проезда такой организацией производится до места пересечения границы Российской Федерации, то при выезде работника за границу воздушным транспортом без остановки в ближайшем к месту пересечения границы пункте и, соответственно, без оформления проездного документа до этого пункта данные расходы на оплату стоимости проезда до границы РФ могут быть признаны расходами на оплату труда в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ и могут уменьшать базу организации по налогу на прибыль при условии их документального подтверждения (Письмо Минфина России от 12.04.2010 № 03-03-06/2/72).

Аналогичные выводы можно найти в арбитражной практике[4].

О применении пункта 25 статьи 255 НК РФ.

На практике возможны ситуации, аналогичные той, которую рассматривал АС ДВО в Постановлении от 07.03.2019 № Ф03-730/2019 по делу № А59-4241/2018[5].

Общество отнесло затраты на оплату проезда в отпуск за границей на расходы, руководствуясь локальным нормативным актом, которым было предусмотрено, что место использования отпуска, оплата проезда до которого осуществляется работодателем, может находиться как на территории РФ, так и за ее пределами. Компенсация расходов к месту использования отпуска и обратно производилась в пределах лимита, установленного обществом.

Общество полагало, что затраты на оплату проезда в отпуск за границу отнесены на расходы по налогу на прибыль правомерно, согласно положениям п. 25 ст. 255 НК РФ, как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.

Кроме того, для целей налогообложения прибыли учитываются любые виды расходов на оплату груда, осуществляемые на основании локальных нормативных актов организации, содержащих нормы трудового права, при соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и при условии, что подобные расходы не поименованы в ст. 270 НK РФ. Расходы на оплату проезда работников в отпуск за границей в ст. 270 не указаны.

Однако инспекция не приняла расходы на проезд к месту отпуска за пределы территории РФ (и судьи ее поддержали). Она отметила, что в ст. 252 НК РФ определено общее понятие и критерии расходов, учитываемых при определении базы по налогу на прибыль. В статье 255 НК РФ законодатель конкретизирует, какие именно затраты учитываются при определении расходов на оплату труда. Для целей налогообложения при определении базы по налогу на прибыль, в силу прямого указания закона, а именно п. 7 ст. 255 НК РФ, включение затрат на оплату проезда к месту использования отпуска за пределы территории РФ не предусмотрено.

[1] Согласно ст. 179 ТК РФ под иждивенцами следует понимать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию.

[2] Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей».

[3] Закон РФ от 01.04.1993 № 4730-1 «О Государственной границе Российской Федерации».

[4] См., например, постановления ФАС МО от 04.03.2011 № КА-А40/17007-10;2 по делу № А40-51805/09-20-309, от 23.07.2009 № КА-А40/7049-09 по делу № А40-43834/08-140-136, ФАС ЗСО от 27.06.2007 № Ф04-4290/2007(35713-А75-40) по делу № А75-9482/2006, ФАС СЗО от 22.08.2007 по делу № А42-328/2007, от 27.11.2006 по делу № А26-4765/2006-28).

[5] Определением ВС РФ от 17.05.2019 № 303-ЭС19-7016 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам для пересмотра в порядке кассационного производства.