Каков порядок уничтожения старой печати организации?
Garant-agency.ru

Юридический портал

Каков порядок уничтожения старой печати организации?

Акт об уничтожении печати и штампа

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

  • износ,
  • порча,
  • устаревание,
  • ликвидация или реорганизация фирмы,
  • изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

  1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
  2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
  3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
  4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

  • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
  • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
  • специалист кадрового отдела,
  • юрист,
  • секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

  • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
  • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

  • номер, место и дату создания акта,
  • название организации,
  • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
  • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
  • причину уничтожения печати или штампа,
  • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
  • время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Уничтожение печатей, штампов

“Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2012, N 11

При изготовлении новых печатей и штампов старые подлежат уничтожению. Необходимость замены печатей возникает вследствие их физического износа, изменения наименования или типа учреждения, его реорганизации и по другим причинам. В статье предлагаем ознакомиться с порядком уничтожения старых печатей и штампов и документальным оформлением этой операции.

При возникновении необходимости уничтожения печатей и штампов следует узнать, не утвержден ли порядок их уничтожения региональными нормативными актами. Если такой порядок установлен в регионе, нужно производить уничтожение печатей и штампов в соответствии с этим порядком. Если же такого порядка на региональном уровне не установлено, то учреждение должно самостоятельно закрепить его в своем внутреннем документе. Например, это может быть положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов (его образец приведен ниже).

Операция по уничтожению печатей и штампов сводится к их физическому уничтожению и документальному оформлению этого факта.

При этом руководителем учреждения (если у него имеются полномочия на это) выбирается способ уничтожения печатей и штампов. Так они могут быть уничтожены:

  • учреждением самостоятельно;
  • специальной штемпельно-граверной мастерской;
  • органом по учету печатей.

Уничтожение печатей и штампов учреждением самостоятельно. Для того чтобы уничтожить печати и штампы, в учреждении приказом руководителя назначается специальная комиссия. В присутствии всех членов комиссии печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей (штампов);
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);
  • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями, сошлифованием их поверхностей и иным способом);
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

Уничтожение печатей и штампов сторонней организацией. При таком способе уничтожения печати и штампы передаются в соответствующий орган по учету печатей или специальную штемпельно-граверную мастерскую. Вместе с печатями и штампами передается комплект документов:

  • заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
  • ксерокопия паспорта руководителя и копия приказа о его назначении, заверенная вышестоящей организацией;
  • доверенность от руководителя учреждения на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
  • ксерокопия паспорт лица, ответственного за уничтожение печати;
  • выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
  • документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение);
  • иные документы.

По уничтожении печатей и штампов учреждению передается акт, на обороте которого проставляется их оттиск.

Приведем образец Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении и приказа о его утверждении.

  1. Руководителям структурных подразделений обеспечить исполнение требований, установленных Положением.
  2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Руководитель учреждения ____________ (подпись)

Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении 1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации”, ГОСТ Р 51511-2001 “Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования”, Постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” и иных нормативных правовых актов действующего законодательства РФ.

Читать еще:  Что будет, если сын пожаловался на мать в полицию?

1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей, печатей структурных подразделений, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве.

2. Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам применяются печати с воспроизведением Государственного герба РФ (далее – гербовые печати).

Гербовые печати изготавливаются в количестве двух мастичных и одной малой гербовой выжимной металлической. Решение об изготовлении гербовых печатей принимает руководитель учреждения.

2.2. Гербовая мастичная печать должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

2.3. Изготовление гербовой печати осуществляется специальными штемпельно-граверными мастерскими, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.4. Для оформления документов структурных подразделений Учреждения применяются печати структурных подразделений (приводится перечень названий печатей, содержащих краткое наименование соответствующего структурного подразделения, изображенное в центре печати, например печать “Отдел кадров”, “Для финансово-хозяйственных операций”, “Канцелярия”, “Административно-хозяйственный отдел”).

2.5. Организация изготовления печатей и штампов осуществляется через административно-хозяйственный отдел по заявкам руководителей структурных подразделений по согласованию с руководителем учреждения.

Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению руководителя учреждения.

3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности

3.1. Учет всех изготовленных печатей и штампов должен вестись в книге учета печатей и штампов с проставлением в ней их оттиска. Листы книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.2. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей (штампов), их выдачи структурным подразделениям приказом руководителя учреждения из числа работников назначается ответственное лицо.

3.3. Выдача печатей (штампов) структурным подразделениям и должностным лицам производится под расписку в книге учета печатей и штампов.

3.4. Руководители структурных подразделений своими распоряжениями назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей (штампов), устанавливают персональную ответственность этих работников за полученные печати (штампы), а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании.

3.5. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту. Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения.

3.6. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику под подпись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

3.7. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания не допускаются.

3.8. В случае утраты печати (штампа) работники немедленно сообщают об этом руководителю соответствующего структурного подразделения.

По фактам утраты печатей (штампов) или нарушений в их использовании руководитель структурного подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя учреждения.

3.9. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год, как правило, комиссией, назначаемой для проверки наличия секретных документов. Результаты проверки отражаются в акте.

Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

4. Порядок использования печатей (штампов)

  • доверенностях;
  • заключаемых договорах;
  • актах (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.);
  • заданиях (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
  • представлениях и ходатайствах (о награждении государственными наградами и т.д.);
  • гарантийных письмах (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);
  • командировочных удостоверениях;
  • доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;
  • поручениях (бюджетных, банковских, платежных, на получение денежных средств в банке и т.д.);
  • реестрах (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства, и т.д.);
  • бухгалтерских и статистических отчетах;
  • сметах расходов;
  • справках (о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
  • извещениях по централизованным выплатам;
  • уведомлениях о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
  • путевых листах автомобилей;
  • иных документах, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.

4.2. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче заведующей канцелярией для уничтожения и списания с учета.

5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом руководителя учреждения. В составе комиссии должно быть не менее трех человек, одним из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.

5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы работником, ответственным за учет и хранение печатей и штампов, составляется акт с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов.

5.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается руководителем учреждения.

5.5. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в коробку и опечатываются председателем комиссии. Коробка хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.

5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

5.7. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических – путем спиливания. В акте об уничтожении печатей (штампов) проставляются подписи всех членов комиссии. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

5.8. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в книге учета.

5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах учреждения, а затем уничтожаются в установленном порядке.

6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение их использования

6.2. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

К Положению прикладываются оттиски печатей и штампов, применяемых в делопроизводстве.

Как правильно уничтожить печать компании

Старая печать компании, не пригодная к использованию, не должна попасть в чужие руки. Поэтому ее нужно уничтожить и только после этого изготовить новую. Чтобы не возникло проблем с юридическим статусом документов, подтвержденных измененной печатью, факт уничтожения старой печати и введение новой требуется зафиксировать документально. Остановимся на нюансах процедуры.

Печать компании из-за многократного использования рано или поздно приходит в негодность. Однако документы требуют полного и четкого ее оттиска, на котором читался бы весь текст. Может потребоваться новая печать. То же касается смены организационно-правовой формы, наименования или местонахождения компании. Что делать со старой печатью, как ее правильно уничтожить и какими документами оформить данную процедуру?

Уничтожить печать можно самостоятельно или силами сторонней организации. Выбрать один из способов должен руководитель компании.

Печать уничтожается собственными силами

Законодательство не регламентирует порядок производства и уничтожения печатей. Компании или ИП разрабатывают его самостоятельно.

Приведем примерный алгоритм утилизации.

  1. Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей и штампов, утративших свою актуальность. Решение можно вынести в отношении одной печати или нескольких, или всех сразу.
  2. Издается приказ об уничтожении печатей.
  3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
  4. Для фиксации факта утилизации составляется акт.

В акт об уничтожении печати включается такая информация:

  • состав комиссии;
  • время и место уничтожения печати;
  • основание уничтожения;
  • наименование и оттиск уничтоженной печати;
  • способ уничтожения — полное разрушение печатающей поверхности: печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, металлическая печать опиливается двумя перекрестными линиями;
  • заключение комиссии о непригодности печати к использованию;
  • подписи членов комиссии.
Читать еще:  Внесение изменения в устав муниципального бюджетного учреждения

Акт утверждает руководитель предприятия (пример 1). Хранится он постоянно, чтобы избежать споров по документам, заверенным старой печатью.

Внимание! Если штемпель утерян или украден, то подается соответствующее заявление в налоговую инспекцию и полицию. В такой ситуации акт об утилизации не составляется.

Пример 1

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Визави» Генеральный директор

Петров__ Петров И.И.

АКТ

Об уничтожении печатей

Комиссия в лице:

председатель комиссии — генеральный директор Петров И.И.,

члены комиссии — главный бухгалтер Руденко Н. В.,

начальник отдела кадров — Воронов К.И.

составила данный акт об уничтожении круглой печати ООО «Визави» (ИНН 187655443487, КПП 56478309; адрес: г. Москва, Ленинский проспект, д. 45, оф. 7).

Основание: приказ директора ООО «Визави» Петрова И.И. от 29.09.2019 № 7

Комиссия отобрала деформированные печати и уничтожила их 01 октября 2019 года в 10 часов 20 минут на территории складского помещения № 2 путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями:

  1. Основную (круглую) печать — 1 шт.
  2. Печать отдела кадров — 1 шт.

Возможность дальнейшего использования и восстановления печати невозможна. Оттиски уничтожаемой печати:

Печать ООО «Визави»

Печать отдела кадров ООО «Визави»

Председатель комиссии ________Петров_______________ Петров И.И.

Члены комиссии ______Руденко_________________ Руденко Н.В.

___Воронов __________________ Воронов К.И.

На основании акта в журнале учета печатей и штампов делается запись об уничтожении (пример 2).

Пример 2

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Ликвидация компании: что делать с документами и печатью?

Порядок ликвидации организаций установлен Гражданским кодексом Российской Федерации. Так, в соответствии со ст. 62 ГК РФ учредители (участники) организации, принявшие решение о ее ликвидации, обязаны незамедлительно письменно сообщить об этом в уполномоченный государственный орган для внесения в единый государственный реестр юридических лиц (далее – ЕГРЮЛ) сведения о том, что юридическое лицо находится в процессе ликвидации.

Учредители назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации организации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами организации.

В соответствии со ст. 63 ГК РФ ликвидационная комиссия помещает в органах печати, в которых публикуются данные о государственной регистрации юридического лица, публикацию о его ликвидации и о порядке и сроке заявления требований его кредиторами.

Этот срок не может быть менее двух месяцев с момента публикации о ликвидации.

Ликвидационная комиссия принимает меры к выявлению кредиторов и получению дебиторской задолженности, а также письменно уведомляет кредиторов о ликвидации юридического лица.

После окончания срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, утверждаемый учредителями (участниками) организации, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, перечне предъявленных кредиторами требований, а также о результатах их рассмотрения.

После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет окончательный ликвидационный баланс.

Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество юридического лица передается его учредителям (участникам), имеющим вещные права на это имущество или обязательственные права в отношении этого юридического лица.

Ликвидация считается завершенной, а организация – прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.

На практике у ликвидируемых организаций часто возникает вопрос, что делать с оставшимися документами и печатью.

Порядок хранения документов ликвидируемой организации

Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ (в ред. от 06.11.2013 г.) «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ (в ред. от 23.07.2013 г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью» акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью обязаны хранить документы, перечисленные в данных нормах, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными п. 3 ст. 6 и п. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558.

В случае если при ликвидации организации вышеуказанные документы ликвидационная комиссия не передаст на хранение в архив, она может быть привлечена к ответственности за нарушение законодательства РФ об архивном деле.

В соответствии со ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях (далее –КоАП) нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

Согласно п. 1 ст. 13.25 КоАП неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб.

Согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб.

В случае непередачи документов в архив при ликвидации организации (в т. ч. при уничтожении документов, подлежащих передаче) члены ликвидационной комиссии могут быть привлечены и к уголовной ответственности в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов.

Данной статьей предусмотрено наказание в виде:

  • либо штрафа до 200 000 руб., или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  • либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года,
  • либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.

Порядок уничтожения печатей (штампов) ликвидируемой организации

В соответствии с разделом 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. N 65-ст. в случае ликвидации организации происходит уничтожение печатей. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетной формой для печатей может являться, например, журнал учета печатей и штампов, в котором имеются соответствующие записи о регистрации печатей в момент их поступления, а также заверенные листы с их оттисками.

Рассмотрим порядок уничтожения печатей при ликвидации организации.

Печать может быть уничтожена:

  • либо силами самой организации,
  • либо специальной штемпельной мастерской,
  • либо органом по учету печатей (если печать была внесена в государственный реестр печатей).
Читать еще:  Куда нужно правильно обратиться по судебному извещению?

При уничтожении печати собственными силами, уничтожение производится ликвидационной комиссией, которая составляет соответствующий акт. В акте должно быть указано: время и место уничтожения; состав комиссии; основание уничтожения печатей (штампов); наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов); способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а изделия из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями); заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии. Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.

В случае уничтожения печатей по договору специализированными организациямипечати (штампы) сдаются в соответствующую организацию. Ликвидируемой организации выдается акт об уничтожении, на обороте которого проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

Акты об уничтожении с оттиском старой печати необходимо хранить на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печать.

Печать при ликвидации ООО: как уничтожить и нужно ли это делать

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, что делать с печатью при ликвидации фирмы.

Сегодня вы узнаете:

  1. Как правильно уничтожить печать;
  2. Какие способы утилизации признаны законными;
  3. На каком этапе ликвидации компании лучше это сделать.

Содержание

Вопрос о судьбе старой печати встает перед учредителями в нескольких случаях: при слиянии, присоединении, преобразовании, переименовании фирмы. И все же чаще всего тема круглой печати становится особенно актуальной при полном прекращении деятельности компании.

Куда деть печать при ликвидации ООО

Ответ на этот вопрос дается в седьмом разделе Методических рекомендаций по ГОСТам, утвержденных постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. N 65-ст.

В документе сказано, что организации обязаны уничтожить печать после прекращения деятельности юридического лица, то есть после того, как фирма официально будет исключена из ЕГРЮЛ.

Закон не оговаривает способ уничтожения печати, а также не указывает на конкретного исполнителя процедуры. Таким образом, у вас есть несколько возможностей.

Получить услугу на стороне в рамках пакета «ликвидация компании»

Если вы не хотите заниматься закрытием компании самостоятельно, а доверяете эту процедуру сторонней организации, как правило, пункт об утилизации всех атрибутов фирменного стиля входит в минимальный набор услуг.

Фирма, в которую вы обратились, берет на себя полную ответственность за дальнейшую судьбу ваших печатей и штампов. Вам должны выдать акт об уничтожении печати.

Этот вариант удобен тем, что вы не оплачиваете процедуру в отдельности. Она и так будет вам предоставлена – не придется составлять актов при утилизации своими силами.

Утилизировать печать собственными силами

Этим делом занимается ликвидационная комиссия в составе не меньше трех человек. В назначенный день печать переламывают пополам или делают заметные насечки.

Главное условие – чтобы в результате этих действий с помощью этой печати стало невозможным сделать полноценный оттиск на бумаге.

После этого участниками подписывается акт об уничтожении печати, в котором должна значиться следующая информация:

  • Название фирмы;
  • Дата, номер, название документа;
  • Причины утилизации печати;
  • Дата, время уничтожения печати;
  • Заверение в приведение печати в полную непригодность;
  • ФИО всех присутствующих и их подписи;
  • Оттиск печати до ее деформации и после.

Когда акт составлен, его регистрируют в журнале учета входящей документации. Также отметка об утилизации делается в Книге учета штампов.

Возможно, именно этот вариант является самым предпочтительным для небольших фирм, озадаченных, куда же им сдавать печать.

Он не потребует никаких финансовых расходов, а сам акт абсолютно законен – его можно предоставить властным структурам в случае запроса.

Акты об уничтожении с оттиском старой печати необходимо хранить в течение десяти лет на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печатью.

Обратиться в агентство, где была изготовлена печать

Если агентство, в котором вы изготовили печать, достаточно крупное и ведет учет своей продукции, оно обычно предоставляет услуги по ликвидации печатей. Вы также получите на руки акт и, таким образом, снимите с себя всю ответственность.

К плюсам этого способа можно отнести тот факт, что почти все сведения о вас (кроме ликвидационных) уже имеются в агентстве, и лишнего представлять не придется.

Кроме того, как и в первом случае, вам не нужно будет заниматься актом самостоятельно. Минус в том, что за услугу придется платить.

Можно также обратиться в орган по учету печатей, но только в том случае, если сведения о ней были внесены в государственный реестр печатей.

Существует еще один путь, который нередко избирается бывшими владельцами компаний. Они просто хранят старую печать уже несуществующей фирмы, к примеру, у себя дома.

Кому-то жаль портить «вещь», а кто-то опасается, что в каком-то нужном документе забыли поставить печать, а она как раз и пригодится, чтобы задним числом помочь бумагам быть в ажуре.

Несмотря на формальную незаконность, такие случаи есть и будут. Во-первых, старая печать, мирно подпирающая книги на полке вдали от злоумышленников, никому не может навредить. Стоит спокойно такой сувенир из прошлого.

Во-вторых, круглая печать уже давно перестала быть по-настоящему серьезным средством защиты документов, поэтому и закон смотрит на процедуру ее утилизации сквозь пальцы.

Когда можно уничтожить печать

Большинство все же считают правильным не нарушать закон даже в мелочах и избавиться от старой печати «для порядка», а то «как бы чего не вышло».

Остается решить, когда это сделать. Ответ очень простой: тогда, когда все этапы ликвидации ООО завершены, и именно акт об уничтожении печати будет последним документом исчезнувшей фирмы.

По-настоящему ликвидированной компания считается только тогда, когда запись о ней удалена из ЕГРЮЛ. До этого момента ее круглая печать может понадобиться для каких-либо документов.

Нужно проследить, чтобы все бумаги были надлежащим образом оформлены и переданы в архив на хранение. Только после этого можно приступить к утилизации печати.

О настоящем и будущем круглой печати

Круглая печать – это инструмент с нарезным наименованием фирмы и ее адресом, а также оттиск на документе, который он оставляет.

В советский и постсоветский период ее функция была наиважнейшей – защитить договор, приказ или счет-фактуру от подделки, подтвердить подлинность подписи руководителя, придать всему бумажному носителю юридическую силу.

Постепенно этот атрибут предприятий потерял свою ценность, стал «рудиментарным». При современном развитии технологий подделать простую чернильную печать не составляет никакого труда.

Это стало настолько очевидным, что в апреле 2015 года обязательное использование круглой печати для коммерческих ООО и АО было отменено (закон 82-ФЗ).

Что касается ИП, то печать не была для них необходимостью и раньше, согласно закону 129-ФЗ.

Таким образом, в настоящее время фирмы могут использовать печать или нет, это зависит от решения руководства.

Многие компании продолжают использовать печать по следующим причинам:

  • Компания была зарегистрирована до апреля 2015 года, когда печати для юрлиц были поголовно обязательны. Если будет принято решение об упразднении печати, придется переделать Устав, где содержатся сведения о наличии печати, другие важные документы. А это трудозатратное дело. Нельзя просто так отказаться от печати. Если она есть – ее нужно использовать.
  • Молодые фирмы заказывают себе печать, чтобы прибавить себе «веса», показаться более значительными. Они играют на психологии людей: если есть печать – значит, все надежно. Необязательными печати стали совсем недавно, и должно пройти еще много времени, чтобы сознание людей поменялось.
  • Из принципа «на всякий случай». Опытные бизнесмены не советуют пренебрегать печатью. Пусть лучше будет, чтобы ни у банков, ни у контрагентов не появлялся повод для лишних разговоров.

Дмитрий Медведев еще несколько лет назад заявил, что круглая печать является пережитком прошлого, так как не справляется с защитой документов.

Сейчас на первый план выходят электронная подпись и галогенная печать. Вероятно, еще при жизни нашего поколения круглая печать окончательно уйдет из деловой среды.

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector