Как проверить, правильно ли рассчитали отпускные?

Как проверить расчет отпускных

Опубликовал: Eduard в Трудовое право 09.06.2017 0 1,184 Просмотров

О тпуск — предоставляемое работнику ежегодное время отдыха, перерыва в работе, оплачиваемое нанимателем, организацией, в которой трудится работник. Уходя в отпуск, работнику законом гарантируется выплата заработной платы. Расчет отпускных является определяющим фактором, как работник проведет свой отпуск. Согласно ст. 114 ТК РФ при предоставлении работникам ежегодного отпуска за ними сохраняются места работы (должности) и средний заработок. Для определения размера заработной платы в период отпуска (размера отпускных) работника в первую очередь необходимо произвести расчет отпускных, то есть определить размер его среднего дневного заработка.

Как проверить расчет отпускных? Действие 1. Определение величины среднего дневного заработка работника.

С огласно ст. 139 ТК РФ для определения размера средней заработной платы устанавливается единый порядок ее исчисления. И для расчета средней заработной платы необходимо учесть все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда. В основу расчета среднего заработка берется расчетный период, равный 12 календарным месяцам. Также необходимо установить, полностью или нет отработан расчетный период. В случае, когда расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок определяется следующим образом ( ст. 139 ТК РФ; п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922):

СДЗ = ФЗП / РП (12) / СЧКД (29,3)

СДЗ – средний дневной заработок;

ФЗП – фактическая заработная плата;

РП – расчетный период;

СЧКД – среднемесячное число календарных дней.

Однако в расчетный период не включается время, когда за работником сохранялся средний заработок (например, предоставлен отпуск) или, когда он получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (пп. «а», «б» п. 5 Положения).

Пример расчета среднего дневного заработка при полностью отработанном расчетном периоде

С 01.03.2017 г. работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск.

Расчетный период: с 01.03.2016 г. по 28.02.2017 г.

Фактическая заработная плата: 600 000руб.

Средний дневной заработок равен: 600 000 / 12 мес. / 29,3 дн. = 1 706, 48 руб.

Если работником расчетный период отработан не полностью, например, работнику был предоставлен отпуск или работник был на больничном, в этом случае применяются правила расчета среднего дневного заработка в соответствии с п. п. 5, 10 Положения.

СДЗ = ФЗП / (СЧКД (29,3) х количество полных календарных месяцев + количество календарных дней в неполных календарных месяцах).

СДЗ: средний дневной заработок;

ФЗП: фактическая заработная плата;

СКЧД: среднемесячное число дней в месяце

Определение количества календарных дней в неполных календарных месяцах = 29,3 / количество календарных дней в этом месяце х количество отработанных календарных дней в месяце.

Пример расчета среднего дневного зар аб отка при не полностью отработанном расчетном периоде

Расчетный период – с 01.05.2016 г. по 30.04.2017 г.

ФЗП за расчетный период – 1 000 000 руб.

С 19.12.2016 г. по 26.12.2016 г. работник пребывал на больничном.

Количество отработанных дней в декабре 2016 г. (с учетом болезни) составляет – 22.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце будет равен: 29,3 / 31 дн. х 22 дн = 20,79 дн.

Средний дневной заработок равен: 600 000 руб. / (29,3 дн. х 11 мес. + 20,79 дн.) = 1 744, 27

Действие 2. Проверка начисленной суммы отпускных

Чтобы проверить сколько вам должны начислить сумму отпускных, то есть заработную плату в период отпуска, и определить дневной заработок, необходимо руководствоваться п. 9 Положения.

Для этого необходимо умножить средний дневной заработок на количество дней предоставленного в оплачиваемом отпуске.

Пример расчета отпускных при продолжительности отпуска 14 дней.

Для начала необходимо определить сумму дневного заработка. Для этого воспользуйтесь примером, описанном в действии 1.

В нашем примере это 1 706, 48 руб. – средний дневной заработок.

Сумма отпускных в период отпуска должна составить: 1 706, 48 руб. х 14 = 23 890,72 руб.

В случае несовпадения по вашим подсчетам общей суммы причитающихся вам отпускных, обратитесь к работодателю для уточнения расчетов.

Образцы документов в сфере трудового права

Образцы документов в сфере трудового права

Как рассчитать отпускные

Общая формула расчета и способы получить больше

Когда человек уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан выплатить отпускные. Их рассчитывает бухгалтерия. Но сотруднику тоже полезно знать, откуда берутся все суммы и какое самое выгодное время для отпуска. Это поможет проверить расчеты бухгалтера и понять, какие есть способы получить больше отпускных.

Общая формула расчета

Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.

Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.

Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.

100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 рубля

А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход и пропущенные дни.

Общая формула расчета отпускных выглядит так:

Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска

Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Расскажу о том, как это сделать.

Вычислить доход за расчетный период

При подсчете дохода учитывают все выплаты за работу — оплату по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.

Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Если вы работаете в компании менее года, учитывают период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными — сложнее. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда премию зачтут только за февраль и март.

Но в доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.

Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает «зарплату в конверте», отпускные могут рассчитывать только от официальной части дохода.

Рассчитать, сколько дней отработано

При расчете учитывают время фактической работы, выходные, праздники или дни, которые работник взял за свой счет, но не больше 14. Если работника незаконно отстранили от работы или уволили, но потом восстановили, дни вынужденного прогула также входят в стаж работы, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В отработанные дни не входит время, когда вы не работали — как с сохранением зарплаты, так и без оплаты: были в отпуске, в том числе по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, получали пособие по беременности и родам или отсутствовали на работе без уважительных причин.

Количество отработанных дней = 29,3 х Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью

Коэффициент 29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью находят так:

(Общее количество дней в месяце — количество неотработанных дней) / Общее количество дней в месяце х 29,3

Николай собирается в отпуск с 1 августа на 28 дней. За последний год он уходил на недельный больничный в апреле и в оплачиваемый отпуск на 28 дней в сентябре.

Николай отработал 10 полных месяцев.

Количество полных месяцев: 10

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью:

сентябрь: (30 − 28) / 30 × 29,3 = 1,95

апрель: (30 − 7) / 30 × 29,3 = 22,46

Количество отработанных дней = 10 месяцев х 29,3 + 1,95 + 22,46 = 317 дней

Рассчитать среднедневной заработок и отпускные

Среднедневной заработок = Доход за расчетный период / Количество отработанных дней

За год без учета больничных Николай заработал 1 млн рублей.

Среднедневной заработок = 1 000 000 Р / 317 дней = 3155 Р

Отпускные = 3155 Р × 28 дней = 88 340 Р

Отпускные, как и другие доходы, облагаются налогом в размере 13%.

Официальные праздники — 1—8 января , 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября — не учитываются и не оплачиваются. Например, если сотрудник взял отпуск на 14 дней с 1 июня, 12 июня считать не нужно, а выйти на работу можно 16 числа.

Если случай более сложный, например, человек болел в праздничные дни или во время отпуска, или не знает, как учесть доход, лучше поискать подходящие формулы и калькуляторы в интернете. Или довериться отделу кадров и бухгалтерии.

Что делать, чтобы отпускные были больше

Отпускные начисляются не так, как зарплата. Зарплата одинакова в любом месяце: за январь и июль сотрудник зарабатывает одну и ту же сумму. Но чем меньше в месяце рабочих дней, тем дороже стоит каждый из них. Поэтому отпуск в такие месяцы брать невыгодно.

Если хотите, чтобы отпускные были больше, следуйте главному правилу — уходите в отпуск в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней. Например, в 2019 году это апрель, июль, август, октябрь и ноябрь. Чтобы рассчитать все точнее — можно заглянуть в производственный календарь.

А вот официальные праздники, наоборот, лучше не захватывать — они хоть и увеличивают продолжительность отдыха, но зато не включаются в число календарных дней отпуска, а следовательно, не оплачиваются. Если берете отпуск в январе, потеряете 10—20% дохода.

Сравним отпуска в 21 день в январе и июле. Если взять отпуск с 9 по 29 января, фактически будете отдыхать целый месяц с 1 по 29 января, и у вас еще останется про запас неделя отпуска. При зарплате 50 000 Р без учета пропущенных дней получите отпускных примерно 35 826 Р + зарплату за два отработанных дня 5 882 Р . Итого 41 708 Р .

Среднедневной заработок = 50 000 / 29,3 = 1706 Р

Отпускные = 1706 Р × 21 = 35 826 Р

Зарплата за 2 отработанных дня = Оклад / Количество рабочих дней × Количество отработанных дней = 50 000 Р / 17 × 2 = 5882 Р

Если возьмете отпуск с 9 по 29 июля, сумма отпускных составит те же 35 826 Р , но вдобавок вы еще получите зарплату за семь отработанных дней с начала июля — 15 909 Р . Итого 51 735 Р . Это на 1735 Р больше зарплаты и на 10 027 Р больше дохода за январь, если бы вы предпочли отдохнуть в нем — 20% разницы. Правда, если взять отпуск в январе, то и отдыхать за счет праздников вы будете дольше.

Но есть один период, когда вы можете и получить хорошие отпускные, и много отдохнуть — это конец декабря.

Если возьмете отпуск в июне на 14 дней с 1 по 14, то при зарплате в 50 000 Р получите 23 890 Р отпускных и 28 571 Р зарплаты. Итого 52 461 Р .

Если возьмете отпуск на 8 дней с 24 по 31 декабря, получите отпускных 13 651 Р и зарплату 38 095 Р . Итого 51 746 Р . Но при этом у вас впереди будут еще новогодние каникулы.

У большинства профессий отпуск составляет 28 дней, которые можно разделить на части, но одна из них должна быть не менее 14 дней, а остальные вы можете отгулять хоть по одному дню — если договоритесь с работодателем. Дробить отпуск можете как вы, так и работодатель, только руководству для этого нужно ваше согласие, а вам его — нет. «Дробление» отпуска в зависимости от выходных и рабочих дней тоже может повлиять на общую сумму, которую получите, но разница будет незначительная.

Дробя отпуск, можно получать удобные для себя сочетания отпуска и выходных. Например, оформить отпуск с понедельника по пятницу — тогда будете отдыхать целую неделю, но сэкономите два дня. Если сделать так еще раз, у вас будет уже четыре «сэкономленных» дня — почти рабочая неделя. Если присоединить их к выходным, сможете отдыхать шесть дней. Минус — в этом случае выходные не оплачивают. Их оплатят, только если отпуск захватит выходные — то есть будет с понедельника по воскресенье.

Если вам понизили зарплату, есть смысл идти в отпуск как можно скорее — тогда ваш доход за расчетный период не успеет значительно снизиться, а следовательно, не сильно пострадают и отпускные.

Проверяем правильность расчета отпускных

“Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2012, N 7

Как правило, для опытного бухгалтера расчет отпускных не представляет особой сложности. Это связано с тем, что Положение о порядке расчета среднего заработка (далее – Положение), на основании которого определяются суммы ежегодного отпуска, с 2008 г. не менялось.

Утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 “Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы”.

В данной статье автор обращает внимание читателей на некоторые особенности расчета отпускных, порядок включения тех или иных выплат в расчет среднего заработка.

Возможно, после прочтения статьи бухгалтер проанализирует систему оплаты труда, установленную на предприятии, и внесет необходимые коррективы.

При расчете сумм ежегодного оплачиваемого отпуска бухгалтер руководствуется нормами трудового законодательства, а также Положением о расчете среднего заработка.

Как правило, при проведении налоговых проверок расчету отпускных налоговые органы внимания не уделяют. В расчет отпускных могут входить выплаты, как учитываемые, так и не учитываемые при исчислении налога на прибыль. Поэтому единственное требование проверяющих – соблюдение налогоплательщиком порядка расчета среднего заработка (см. Письмо Минфина России от 22.03.2012 N 03-03-06/1/150). В рамках налоговых проверок наибольшее количество вопросов по данной теме проверяющие задают в отношении:

• правильности формирования и использования резерва предстоящих расходов на отпуска;
• правомерности включения в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, всевозможных доплат к отпуску (в том числе доплаты в виде разницы между отпускными и окладом работника, единовременной материальной помощи к отпуску и т.д.);
• своевременности удержания и перечисления сумм НДФЛ при выплате отпускных и т.д.

Расчет сумм ежегодного отпуска, причитающегося работнику, его оформление, своевременность выплаты в соответствии с трудовым законодательством вправе проверить государственная трудовая инспекция.

В силу п. 4 Положения о расчете среднего заработка для расчета сумм отпускных бухгалтеру следует установить сумму фактически начисленной заработной платы работнику, а также фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, на который приходится дата начала отпуска (далее – расчетный период). Как правило, основные ошибки в расчете отпускных возникают при определении состава выплат, учитываемых при расчете среднего заработка.

Согласно ст. 139 ТК РФ, п. п. 2 и 3 Положения о расчете среднего заработка при расчете среднего заработка учитываются выплаты, применяемые у соответствующего работодателя, если они:

• предусмотрены системой оплаты труда;
• не имеют социальной направленности, то есть связаны с выполнением трудовых обязанностей работника.

Выплаты учитываются при расчете среднего заработка независимо от их источников.

С учетом положений ст. 135 ТК РФ под системой оплаты труда на предприятии понимается перечень определенных документов, которые устанавливают, в частности:

• размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов);
• размеры доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных;
• размеры доплат и надбавок стимулирующего характера;
• порядок премирования.

Такими документами являются коллективные договоры, соглашения, локальные нормативные акты.

Обратите внимание, что условия оплаты труда работника (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) в силу ст. 57 ТК РФ являются обязательными условиями для включения в трудовой договор.

Но не все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда на предприятии, следует включать в расчет среднего заработка при определении отпускных.

Согласно п. 3 Положения о расчете среднего заработка для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.), то есть те, которые не соответствуют понятию “заработная плата” согласно ст. 129 ТК РФ. С учетом указанной нормы под заработной платой (оплатой труда работников) понимаются:

• вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (должностной оклад, тарифная ставка);
• доплаты и надбавки (к должностным окладам, тарифным ставкам) компенсационного характера, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера;
• стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и др.).

Таким образом, любые доплаты, не связанные с выполнением работником трудовых обязанностей (то есть имеющие социальных характер), не будут учитываться в расчете среднего заработка. К таким выплатам можно отнести:

• доплаты к пособиям, выплачиваемым за счет средств ФСС, в размере сверх установленного законодательством РФ;
• выплаты работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, сверх установленных законодательством размеров;
• оплату дней, предоставленных работнику в связи со смертью членов семьи;
• компенсацию оплаты содержания детей работников в дошкольных учреждениях;
• оплату дней, предоставленных работнику в связи с рождением ребенка;
• оплату дней, предоставленных работнику в связи с регистрацией брака;
• выплату материальной помощи или премии к праздникам;
• дотационное питание и т.д.

В Определении ВАС РФ от 16.02.2012 N ВАС-1817/12, Постановлениях ФАС ВСО от 21.02.2012 по делу N А19-8178/2011, ФАС УО от 19.09.2011 N Ф09-5625/11 судьи пришли к выводу, что исходя из смысла ст. 129 ТК РФ вышеуказанные выплаты по своей сути являются элементами оплаты труда. Но еще раз обратите внимание: при расчете отпускных следует также учитывать и социальную направленность указанных выплат. Поэтому в силу п. 3 Положения о расчете среднего заработка данные выплаты не могут быть учтены при расчете отпуска независимо от источников выплаты.

Обратите внимание, что в судах рассматривались дела о правомерности обложения выплат страховыми взносами.

В Постановлении Президиума ВАС РФ от 14.04.2009 N 15142/08 уточняется, что ТК РФ установлено два вида выплат работникам: заработная плата (ст. 129 ТК РФ) и компенсации (гл. 24 – 28 ТК РФ). При расчете отпускных в общем случае учитываются выплаты работникам, относящиеся к заработной плате. Компенсации, установленные гл. 24 – 28 ТК РФ, в расчете отпускных не учитываются. Конкретный перечень выплат, исключаемых при исчислении среднего заработка, определен положениями п. 5 Положения о расчете среднего заработка.

Будет ли включаться в расчет среднего заработка единовременная премия, выплаченная за определенные производственные показатели работнику, не предусмотренная системой оплаты труда? Нет, такая премия включаться не должна. Обратите внимание, что приказ руководителя о выплате премии не является локальным правовым актом, следовательно, выплаты, начисленные на основании только этих приказов, не предусмотрены системой оплаты труда и не учитываются в целях расчета отпускных. Например, разовая материальная помощь, выплаченная в связи с наступлением юбилейной даты, на основании отдельных приказов, а не соответствующих локальных актов, по мнению ФАС ЗСО (Постановление от 01.10.2007 N Ф04-5924/2007(37613-А27-14)), не является частью заработной платы. Следовательно, данная материальная помощь не будет учитываться при расчете отпускных.

В Письме Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772 чиновники разрешают учитывать в расчете среднего заработка, например, выплаты в связи с празднованием профессиональных праздников, юбилейных и памятных дат, но только в том случае, если они отражены в положениях об оплате (премировании) работников организации. По мнению автора, выплату разовой премии к профессиональному празднику в этом случае следует предусмотреть в локальном нормативном акте как единовременное поощрение за производственные результаты.

Рассмотрим некоторые моменты, связанные с включением премий в расчет среднего заработка.

Нередко случается, что начисление ежемесячной премии (KPI) зависит от выполнения нескольких показателей. Нередко выполнение каждого показателя оформляется отдельными приказами. В этом случае примите во внимание абз. 2 п. 15 Положения о расчете среднего заработка, согласно которому при определении среднего заработка ежемесячные премии и вознаграждения, фактически начисленные в расчетном периоде, учитываются не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Таким образом, если работнику выплачено несколько ежемесячных премий за разные показатели, все они должны быть учтены в расчете среднего заработка.

Еще раз обращаем внимание читателей, что система премирования на предприятии должна быть установлена соответствующими локальными нормативными актами (положениями о премировании работников), устанавливающими особенности премирования отдельных категорий работников. В данных актах работодатель вправе предусмотреть не только порядок расчета указанных премий, но в целях расчета среднего заработка определить следующие особенности:

• периодичность выплаты (ежемесячная, квартальная, годовая, единовременная);
• период, в котором начисляется премия (например, премия начисляется в месяце утверждения показателей работы за период);
• корректировку размера премии в зависимости от отработанного работником времени в периоде, за который начисляется премия, и т.д.

Если в положении о премировании все особенности начисления премий будут учтены, у бухгалтера не возникнет вопросов, как эти премии будут учитываться в расчете среднего заработка.

Работодатель обязан производить расчет отпускных с учетом п. 16 Положения о расчете среднего заработка в том случае, если в организации в течение расчетного периода производилось повышение заработной платы. Риски, в том числе налоговые, при пересчете среднего заработка в большую сторону возникают в том случае, если повышение должностных окладов (тарифных ставок) производилось не у всех сотрудников, а выборочно.

Приведем пример расчета отпускных.

Пример. Сотруднику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 23.07.2012 по 19.08.2012 (28 календарных дней). Выплаты, начисленные ему в расчетном периоде, а также отработанное время отражены в таблице. Как рассчитать сумму отпускных выплат?

В августе и сентябре 2011 г. сотрудник находился в командировке три и пять рабочих дней соответственно. В апреле 2012 г. три дня работник болел и получал пособие по временной нетрудоспособности.

В мае 2012 г. в организации произошло повышение тарифных ставок, окладов (должностных окладов). У работника увеличился оклад с 18 тыс. руб. до 20 тыс. руб. Таким образом, повышение должностного оклада произошло в расчетном периоде. В данном случае выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, индексируются в порядке, установленном абз. 2 п. 16 Положения о расчете среднего заработка.

Обратите внимание, что ежемесячная премия за выполнение плана продаж с мая 2012 г. учитывается за каждый месяц расчетного периода без каких-либо коррекций. Согласно положению о премировании работников указанная премия установлена в процентах от оклада, этот процент является “плавающим”, то есть зависит от выполнения плана продаж работником за месяц. Следовательно, в силу абз. 6 п. 16 Положения о расчете среднего заработка суммы указанных ежемесячных премий при повышении заработной платы в организации не индексируются. Кроме того, положением о премировании работников установлено, что размер ежемесячной премии определяется с учетом отработанного времени, поэтому премия в полном размере включается в расчет.

В течение расчетного периода работнику были начислены четыре квартальные премии: в июле 2011 г. за II квартал 2011 г. – 8 тыс. руб., в октябре 2011 г. за III квартал 2011 г. – 10 тыс. руб., в январе 2012 г. за IV квартал 2011 г. – 12 тыс. руб. и в апреле 2012 г. за I квартал 2012 г. – 8 тыс. руб. Согласно положению о премировании работников указанные премии рассчитываются в зависимости от выполнения подразделением плана продаж, их размер не зависит от оклада и отработанного времени. Все четыре квартальные премии будут учтены в расчете среднего заработка пропорционально фактически отработанному времени в расчетном периоде.

В феврале 2012 г. начислено годовое вознаграждение по итогам работы за 2011 г. В рассматриваемом случае указанная выплата учитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Соответствующие разъяснения представлены в Письме Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 N 535-17.

В октябре 2011 г. работнику была выплачена единовременная премия, не предусмотренная системой оплаты труда, которая при расчете среднего заработка для оплаты отпуска не учитывается.

Отразим расчетные данные в записке-расчете о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60) .

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Как правильно рассчитать отпускные: проверяем бухгалтерию

Разобраться в хитросплетениях и формулах нам помогает Валерия Соколова, аттестованный налоговый консультант.

Для правильного расчета отпускных необходимо знать два параметра:

• количество отработанного времени за 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск

К отработанному времени не относятся дни отпуска, командировок, дни болезни (болели сами, находились на больничном с ребенком) и другие неотработанные по каким-то причинам дни. Выплаченные за это время суммы также из расчета исключаются.

• выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за указанные 12 месяцев

Для расчета среднего заработка учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда организации: заработная плата, премии и вознаграждения по итогам работы, надбавки, доплаты, выплаты и коэффициенты, связанные с условиями труда и др.
При этом из расчета исключаются выплаты, не являющиеся вознаграждением за труд: материальная помощь, дивиденды, страховые выплаты, оплата проезда и учебы, компенсация мобильной связи, питания и пр.

Теперь, когда мы знаем основные показатели, перейдем к самому расчету отпускных на конкретных примерах.

Сотрудник работает в организации больше года и отработал расчетный период (12 месяцев) полностью

Средний дневной заработок (СДЗ) = ЗП/(12мес*29,3).

ЗП – зарплата, полученная за 12 месяцев, 12 месяцев – количество месяцев в расчетном периоде, 29,3 – среднее количество дней в одном месяце (установлено законом).

Расчет: сотрудник организации уходит в ежегодный отпуск с 10 июня 2015 г. сроком на 21 календарный день. Расчетный период с 1 июня 2014 г. по 31 мая 2015 г.

Считаем, что заработная плата за год составила 360 тыс. руб. (30 тыс. руб./мес.*12 мес.) и сотрудник проработал в организации целый календарный год (12 месяцев). Следовательно, СДЗ=360 тыс. руб./(12 мес.*29,3)=1 023,89 руб./день.

Размер отпускных составит: 21 501,69 руб.=1 023,89 руб./день*21день отпуска.

Из этой суммы удержат 13% НДФЛ, на руки сотрудник получит 18 706,47 руб.

Сотрудник отработал расчетный период (12 месяцев) не полностью

Средний дневной заработок (СДЗ) высчитывается так:

КПМ – количество полностью отработанных месяцев

КНМ –количество дней в месяцах, отработанных не полностью

КД – количество дней в месяце (к примеру, в январе 31, а в феврале – 28)

ОД – общее число дней, которые были отработаны

Расчет: сотрудник организации уходит в ежегодный отпуск с 10 июня 2015 г. сроком на 21 календарный день. Расчетный период с 1 июня 2014 г. по 31 мая 2015 г. В апреле 2015 он болел с 1 по 10 число (10 дней). Его зарплата за расчетный период составила 350 тыс. руб. (30 тыс. руб.*11мес. (отработанных полностью) + 20 тыс. руб. (за апрель).

Определим размер отпускных.

ОД (общее число отработанных дней в апреле) = 30-10=20 дней.

КНМ (среднее количество дней в не полностью отработанном апреле) = 29,3/30 дней (количество календарных дней в апреле) * 20 дней (количество отработанных дней в апреле)=20,98 дней.

СДЗ=350 тыс. руб./(11мес. (отработанных полностью)*29,3+20,98)=1 019,58 руб./день.

Размер отпускных составит: 21 411,18 руб.=1 019,58 руб./день*21день отпуска

Из этой суммы удержат 13% НДФЛ, и на руки сотрудник получит 18 627,73 руб.

Сотрудник отработал в компании меньше года

Расчетный период для работающих меньше года вычисляется исходя из среднего заработка работника с первого дня работы по последний день календарного месяца перед началом отпуска.

Расчет: сотрудник работает в организации с 15 сентября 2014 г. и уходит в ежегодный отпуск с 10 июня 2015 г. сроком на 21 календарный день. Расчетный период будет с 15 сентября 2014 г. по 31 мая 2015 г. Зарплата сотрудника за расчетный период составила 256 тыс. руб. (16 тыс. руб. (за сентябрь)+30 тыс. руб.*8 мес. (отработанных полностью).

Определим размер отпускных. Расчет аналогичен предыдущему примеру.

ОД (общее число отработанных дней в сентябре)=30-14=16 дней.

КНМ (среднее количество дней в не полностью отработанном апреле)=29,3/30 дней (количество календарных дней в сентябре)*16 дней (количество отработанных дней в сентябре)=15,63 дней.

СДЗ=256 тыс. руб./(8 мес. (отработанных полностью)*29,3+15,63)=1 023,88 руб./день.

Размер отпускных составит: 21 501,48 руб.=1 023,88 руб./день*21день отпуска.

Из этой суммы удержат 13% НДФЛ, и на руки сотрудник получит 18 706,29 руб.

Сотрудник отработал в организации больше года, расчетный период отработал не полностью, получил премии и материальную помощь

Работник уходит в ежегодный отпуск с 10 июня 2015 г. сроком на 21 календарный день. Расчетный период с 1 июня 2014 г. по 31 мая 2015 г. В этот период он дважды болел: в декабре 2014 г. с 15 по 21 число (7 дней), апреле 2015 г. с 1 по 10 число (10 дней). Также за этот период ему были выплачены: две квартальные премии по 10 тыс. руб., одна годовая в размере 20 тыс. руб. и материальная помощь – 4 тыс. руб.

Его зарплата за расчетный период составила 383 226 руб. (30 тыс. руб.*10 мес. (отработанных полностью)+23 226 руб. (за декабрь)+20 тыс. руб. (за апрель)+10 тыс. руб.*2 (квартальная премия)+20 тыс. руб. (годовая премия).

Материальная помощь при расчете не учитывается.

Определим размер отпускных.

Общее число отработанных дней: декабрь: 31-7=24 дня, апрель: 30-10=20 дней

Среднее количество дней в не полностью отработанных:

декабрь: =29,3/31 дней*24 дня (количество отработанных дней в декабре)=22,68 дней.

апрель: 29,3/30 дней*20 дней (количество отработанных дней в апреле)=20,98 дней.

СДЗ=383 226 руб./(10 мес. (отработанных полностью)*29,3+22,68(декабрь)+20,98(апрель)=1 138,32 руб./день.

Размер отпускных составит: 23 904,72 руб.=1 138,32 руб./день*21день отпуска.

Из этой суммы удержат 13% НДФЛ, и на руки сотрудник получит 20 797,11 руб.

Как правильно рассчитать отпускные в 2020 году. Примеры и калькулятор расчета

За 9 лет Контур.Школа ответила на сотни вопросов про расчет отпускных. Каждый год мы проводим вебинары и курсы и знаем, что нужно бухгалтеру по этой теме. В этой статье вы найдете порядок расчета отпускных по шагам, онлайн-калькулятор, практические примеры и видеосовет из одного из наших полезных вебинаров.

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники организации. В общем случае его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Порядок расчета отпускных

Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.

Шаг 1. Определить состав выплат, произведенных работнику в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922). То есть выплаты, которые надо включить в расчет среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу — они должны являться заработной платой.

Нельзя включать в расчет отпускных:

• гарантии (например, средний заработок за период командировки, за время отпуска);
• компенсации (например, компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях);
• выплаты социального характера (например, материальную помощь).

Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.

Шаг 2. Определить расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Например, если работник уходит в отпуск в феврале 2020 года, то расчетным периодом будет период с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года.

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.

На практике могут возникнуть случаи, которые будут отличаться от стандартных. Например, в 12 предшествующих событию месяцах у работника не было фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы. Как быть в данном случае? Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления 922).

Пример

Ложкина Вера уходит в отпуск в феврале 2020 года. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. В это время Ложкина находилась в отпуске по уходу за ребенком. А в период с 1 февраля 2018 г. по 31 января 2019 г. (предшествующий периоду с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г.) она работала и получала зарплату. В таком случае средний заработок для отпускных можно рассчитать исходя из этого периода.

Также бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода. В таком случае определять расчетный период нужно исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Постановления 922).

Пример

Вилкин Павел уходит в отпуск с 11 февраля 2020 г. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. Вилкин в этот период не работал в данной организации. Его приняли на работу 3 февраля 2020 г. В таком случае расчетным будет период с 3 февраля 2020 г. по 10 февраля 2020 г.

Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда расчетный период полностью отработан

Бухгалтер рассчитал отпускные Костину Антону, который уходит в отпуск с 21 по 29 января 2020 г. Расчетный период: с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2019 г. Ежемесячно в расчетном периоде Костину начислялась заработная плата, исходя из оклада, в размере 30 000 рублей. Отпускные, которые начислил бухгалтер, составят: (30 000 руб. * 12 мес.) / 12/29,3 * 9 = 9 215,02 руб.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления 922). При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда весь расчетный период не отработан

Гришин Виктор работает в ООО «Астра». В июле 2020 г. он уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Оклад работника — 20 000 руб. В августе 2019 г. Гришин был на больничном 4 дня, и за этот месяц ему была начислена зарплата в размере 16 190,48 руб. Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:

1. Определяем состав выплат, которые следует включить в расчет среднего заработка: 20 000 * 11 + 16 190,48 = 236 190,48 руб.
2. Определяем количество дней, которые следует включить в расчет среднего заработка: (29,3 * 11) + (29,3/31 * (31-4)) = 322,3 + 25,52 = 347,82 дня.
3. Рассчитываем средний дневной заработок% 236 190,48/347,82 = 679,06 руб.
4. Рассчитываем начисленную сумму отпускных: 679,06 * 14 = 9506,83 руб.

Помните, что ежегодный отпуск можно делить на части. В таком случае при предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период будет определяться каждый раз заново. Например, работник в 2019 году был в отпуске два раза: в июне — 14 календарных дней и в октябре — 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления отпускных, которые пришлись на июнь, будет с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019 г., а для отпуска в октябре расчетный период будет другим: с 1 октября 2018 г. по 30 сентября 2019 г.

Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске. Например, руководитель подписал приказ 17 июня 2019 г., а отпуск работника начнется только 4 июля. Начислить отпускные можно 17 июня, а можно и позже. Главное, чтобы отпускные были выплачены в строго установленные сроки.

Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы

Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных и будет являться датой получения дохода в целях НДФЛ. Перечислить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Например, отпускные работнику выплачены 22 июля 2019 г. Значит, перечислить НДФЛ в бюджет следует в период с 22 июля по 31 июля 2019 года включительно.

Страховые взносы с отпускных

Начисляют за тот же месяц, в котором начислены (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Например, отпускные начислены работнику 19 июля 2019 г., выплачены 22 июля, а в отпуск работник уходит с 25 июля 2019 г. В такой ситуации начислить страховые взносы следует 19 июля 2019 г.

Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ). Если отпускные начислены в июле, то перечислить страховые взносы следует не позднее 15 августа 2019 г. включительно.

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

• работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
• работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска. Например, срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. В таком случае работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. При этом порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях

Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С данной работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб. Отпускные в таком случае будут рассчитаны следующим образом:

1. Определяем количество дней, исходя из которых будут рассчитаны отпускные. Из количества календарных дней в сентябре вычитаются выходные дни по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 – 4 = 26 дней.
2. Определяем средний дневной заработок. Для этого начисленные за сентябрь выплаты следует разделить на количество рабочих дней в сентябре по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 000 руб. / 26 дней = 1153,85 руб.
3. Определяем сумму отпускных. Для этого средний дневной заработок умножается количество дней отпуска. Так как договор заключен был только на один месяц, то отпускные, которые полагаются Синициной Анне, составили два рабочих дня. 1153,85 * 2 дня = 2 307,69 руб.

Выводы к статье:

• Выплаты, включаемые в расчет отпускных, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу, то есть должны являться заработной платой.
• В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.
• Если работнику отпуск предоставляется по частям, то для каждой части расчетный период будет определяться заново.
• Работникам, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, и работникам, принятым для выполнения сезонных работ, отпуск предоставляется в рабочих днях.
• Средний заработок для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяется по тем же правилам, что и для основного.

Хотите быстро рассчитать отпускные в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.

Калькулятор расчета отпускных

Остались вопросы? Ответим на них в сервисе Вопрос эксперту