Нитка для прошивки документов какая лучше
Garant-agency.ru

Юридический портал

Нитка для прошивки документов какая лучше

Какими нитками прошивать документы

Как сшивать документы для налоговой.

Конечно, прежде чем оформлять документ к сдаче, лучше всего уточнять у контролирующих органов, как правильно сшивать кассовые документы. К примеру, при сдаче документов на проверку в налоговую, инспектор может потребовать заверить каждый отдельный документ, а прошивание и заверение всего прошитого дела может не подойти. Как правило, в налоговую чаще всего сдают сшитую книгу чета доходов и расходов.

Для готового к прошивке дела необходимо составить опись имеющихся в нем документов. Опись вкладывается в начало дела и нумеруется отдельно. В описи должны перечисляться все находящиеся в деле документы с датами и количеством листов. Необходимо учитывать, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если дело состоит из нескольких частей или томов, листы каждого тома нумеруется отдельно.

Как правильно прошивать документы нитками

Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.

Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Способы сшивания документов

Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается. Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство.

Практикуется переплет документов или же их брошюровка.

Как правильно сшивать документы нитками?

Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

  • собственно документы;
  • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
  • иголку;
  • дырокол;
  • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
  • канцелярский клей;
  • если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками?

1. Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.

Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом. Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди.

Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

Способы сшивания документов

Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается. Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками.

Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Практикуется переплет документов или же их брошюровка.

Итак, как правильно прошить документы нитками?

1. Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.

Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом. Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди. Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки.

Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

3. Заверьте подшитые документы. Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директорЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.А. Петров

Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Как сшить документы на 2 дырки, образец

Самым легким и быстрым считают сшивку по схеме 2. К сожалению, она не надежна, поэтому используется намного реже, чем схема 3 и 4.

  • Для сшивки нужно сложить бумаги в правильной последовательности. После чего отметить карандашом места для проколов.
  • По готовым отверстиям дважды протягивается нить, после чего ее хвосты выводятся на тыльную сторону. Правила сшивания нитью читать тут.
  • На тыльной стороне нить закрепляется узлом. Желательно двумя, не менее.
  • Длинные хвостики не обрезают, их нужно будет заклеить фиксатором, затем составить опись.
  • В завершении ставят подпись и печать.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

Как правильно сшивать документы

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Как правильно прошивать документы на уголок

  • Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
  • Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется. Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.

Что делать, если в нумерации допущены ошибки?

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.

Как прошивать документацию ниткой

  • иглы с нитью подходящей толщины
  • документов, которые необходимо прошить
  • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  • печати организации
  • клея канцелярского

Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.

Нити и ленты (14)

На складе 772 шт.
Под заказ от 5 д. 0 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

На складе 179 шт.
Под заказ от 5 д. 0 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

На складе 53 шт.
Под заказ от 5 д. 0 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное
Читать еще:  Как на госуслугах подать заявление о доставке пенсии

На складе 235 шт.
Под заказ от 5 д. +721 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

На складе 373 шт.
Под заказ от 5 д. 0 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

На складе 68 шт.
Под заказ от 5 д. +123 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

На складе 222 шт.
Под заказ от 5 д. +330 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

На складе 42 шт.
Под заказ от 5 д. +100 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

На складе 59 шт.
Под заказ от 5 д. +130 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

На складе 97 шт.
Под заказ от 5 д. +150 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное
На складе 1 шт.
Под заказ от 5 д. +63 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное
На складе 28 шт.
Под заказ от 5 д. +112 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное
На складе 11 шт.
Под заказ от 5 д. +64 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное
На складе 33 шт.
Под заказ от 5 д. +129 шт.
  • Сравнить Убрать
  • В избранное

Пачку документов гораздо удобнее хранить и просматривать, если она подверглась сшиванию. Процедура эта для некоторых операций и вовсе является обязательной. В нашем интернет-магазине есть все, что может понадобиться для сшивки и опечатывания книг.

Сшивка бумаг: как и зачем это делать

Сшивание документов – это процесс, который решает сразу несколько проблем:

  1. Предотвращается потеря отдельных листов. Все они скреплены, каждый на своем месте. Выпасть ничего не может.
  2. Поддерживается порядок в папке. Всем знакома ситуация, когда в деле ищут нужную бумагу, а после поисков все остальные документы лежат уже далеко не в идеальном порядке. После сшивки документов такое исключено.
  3. Предотвращается подделка документов в деле. Если купить суровую нить для скрепления бумаг, то вытащить хотя бы один документ станет невозможно.

Помимо практической пользы, иногда специальная нитка или дырокол для прошивки документов просто необходимы: есть определенные виды отчетности, которые обязательно нужно хранить в сшитом виде, согласно закону:

  • при подаче отчетов в архив;
  • если нужно сдать отчетность в налоговую службу;
  • когда дела передаются в суд;
  • если пакет бумаг нужен для участия в тендере;
  • когда готовится объемистая документация для других официальных задач.

Достаточно ли купить прошивочную нить?

Процесс сшивания может происходить с помощью разных инструментов:

  • суровая нить;
  • лавсано-штепельная нить;
  • сшивочная лента;
  • дырокол;
  • степплер и скобки.

Классический способ – это купить прошивочную нить и пройтись по всем бумагам в деле. Но иногда цена сшивочной ленты и скорость обработки бумаг с ее помощью заставляют искать другие варианты. Например, для небольшого пакета отлично подойдет степплер.

Особенности прошивочной нити

Если купить прошивочную ленту от надежного производителя, такого как Brauberg (в нашем магазине представлен широкий ассортимент ниток от этой компании), то она отличается особым удобством в работе. Этот материал не рвет бумагу, он свободно скользит по ней. Скрепление получается прочным и долговечным: нитки служат обычно даже дольше, чем офисная бумага. Отзывы на лавсановую нить для сшивки документов самые положительные.

Как правильно сшить документы?

Прошивка документов дает возможность их систематизировать, в удобном виде передавать на хранение в архив или предоставлять на проверку соответствующим органам. Все страницы будут сохранены, и их невозможно подменить. Но чтобы получить все эти преимущества, нужно правильно выполнить прошивку, о правилах которой вы узнаете далее.

Нормативные акты о прошивке документов

Прошивка документов не имеет регламента нормативами актов, но существуют инструкции, которые содержатся в таких документах, как:

  • ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Методические рекомендации по делопроизводству. Они были утверждены 23 декабря 2009 году приказом Росархива.
  • Инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства.
  • Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства.
  • Методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов, утвержденных Министерством по сборам и налогам.

Как нужно оформлять документы перед прошивкой?

Перед прошиванием проводится подготовительная работа. Вначале необходимо выбрать обложку стандартных размеров (часто используется картонный скоросшиватель формата А4) или нестандартных (берутся для длительного хранения документов). На ней отмечается:

  • название организации;
  • наименование подразделения (отдела кадров);
  • срок хранения;
  • индекс и заголовок дела;
  • сколько прошито листов;
  • дата прошивания документов.

После обложки следует опись всех документов. Дается название документа и записывается дата, когда произведена прошивка. Составляется аннотация с пояснениями о каждом документе, их список с указанием страницы для быстрого нахождения. Необходимо соблюдать правила установки номера страницы:

  • номер ставится всегда с правой стороны в верхнем углу;
  • используются для нумерации, в основном, арабские цифры;
  • на странице с описью номер не ставится;
  • документы с имеющимися конвертами и фотографиями номеруются по такому образцу: вначале конверт, а затем все фотографии в конверте;
  • при допущении ошибок их разрешается зачеркнуть аккуратно одной линией и продолжить нумеровать, но рядом сделать запись «Исправленному верить», поставить подпись и печать.

После нумерации указываются инициалы сотрудника и его краткие данные, после чего можно приступать к самой прошивке.

Какие нитки подходят для сшивания документов?

Нитки играют важную роль для закрепления листов. От их качества зависит прочность скрепления бумаги и фиксация в папке. Так, для переплетов и хранения материалов в архиве рекомендуется использовать такие нитки:

  • лавсан;
  • соединение лавсана и хлопка;
  • плотные хлопчатобумажные нитки.

Толщина ниток должна быть от 0,5-1,5 мм. Но самыми надежными и прочными считаются нитки толщиной – 1-1,5 мм. Их можно приобрести в катушках или мотках.

Пошаговая инструкция, как сшивать документы нитками

Прежде чем приступить к прошиванию документов, стоит убрать все имеющиеся посторонние предметы: скрепки, скобы от степлера. Разложить документы, соблюдая даты. Обязательно пронумеровать страницы. Все листы хорошенько выровнять. Если листов много, можно их соединить скобами, чтобы они не перемещались.

Инструкция по прошиванию документов:

  • Приготовленные и аккуратно сложенные друг на друга документы еще раз выравниваются.
  • Следующие действия в основном зависят от толщины документов. Если их немного, то можно справиться цыганской иглой, а если толщина большая, понадобится шило. Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:

  • В иголку вдевается нитка, длина берется с запасом – около 70-80 см.
  • Внизу бумаг, в среднее отверстие, вставляется игла с ниткой, полностью продевается.
  • Затем проводится сверху к верхнему крайнему отверстию, полностью продевается:

  • Игла просовывается в третье нижнее отверстие внизу документа, образуя длинный стежок:

  • Затем проводится сверху документа и выводится вниз через середину:

  • Если документ толстый, то эти же манипуляции можно повторить, чтобы листы более прочно закрепились.
  • Снизу на обороте требуется завязать узел. Нитка должна иметь длину не меньше 8 см:

  • На узел приклеивается заранее оформленная бумага прямоугольной формы, небольшого размера, на которой сделаны записи с указанием: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью», указывается количество листов, руководитель организации должен подписаться и поставить печать учреждения:

  • Но печать ставится так, чтобы одна ее часть была на бумаге, где подпись директора, а другая часть должна выходить на лист документа.

Наглядно увидеть, как правильно сшиваются документы с помощью иголки с ниткой, можно в следующем видео:

Следует отметить, что если документов немного, чтобы прошить документы, достаточно лишь иметь шило с ушком. В этом вы убедитесь, просмотрев следующий ролик:

Устройство для прошивки документов

Организациям, которым приходится прошивать много документов, лучше всего, приобрести станок, в работе с которым можно использовать не только нить, но и пружину из металла и пластмассы, а также стяжки.

Выпущено несколько марок специальных устройств, включая:

При приобретении устройства необходимо обращать внимание на его возможности максимального одновременного прошивки бумаги. Желательно, чтобы была регулировка перфорации и после прошивки документы широко раскрывались, их можно было удобно читать и ксерокопировать при надобности. При покупке важно также выяснить, имеет ли станок сертификацию, и распространяется ли гарантия на него на 1 год.

Станок такого типа выполняет следующие манипуляции:

  • сверлит пачку бумаг с вложенной картонной обложкой до 10 см толщиной;
  • проденет нить через сделанные отверстия;
  • скрепит толстую пачку бумаг скобами из металлопластика.

Устройство устанавливается на столе и работает за счет электрического тока. В нем имеется перьевое сверло с прорезью в виде крючка. Оператору понадобится только завязать нити в узелки. В следующем видео можно наглядно увидеть, как станком типа YUNGER M168 прошить документы:

Читать еще:  Заявление на замену канализационного стояка

Подобный станок прошивает бумаги для длительного и временного хранения в архиве, поэтому необходим для оптимизации многих организаций:

  • библиотек;
  • городских архивов;
  • образовательных учреждений;
  • нотариатов;
  • военных и силовых организаций;
  • банков и офисов.

С приобретением станка намного улучшится качество прошивки документов, произойдет оптимизация процесса делопроизводства организации и экономия времени, к тому же эту работу освоит с легкостью каждый сотрудник.

Итак, прошивка документов – это важный процесс, необходимый для хранения информации в архивах, нахождения нужных документов за короткое время, приведение их в систему. Наличие специальных устройств позволит экономить много времени, если постоянно требуется прошивать большие пачки бумаг.

Каким цветом ниток можно сшивать документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Каким цветом ниток можно сшивать документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2.

Довольно часто предприниматели сталкиваются с необходимостью сдачи документов для проверки, к примеру, в налоговую инспекцию, пенсионный фонд или для архивного хранения.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Инструкция по сшиванию Способы сшивания Практикуется переплет или же их брошюровка. Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание профессионалам. Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какими нитками прошивать документы — Юридический справочник

  • 1 Способы сшивания документов
    • 1.1 Где можно сшить документы?

    Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией. Возможные варианты сшивания Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства.

    По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

    Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

    Каким цветом ниток можно сшивать документы

    Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

    • собственно документы;
    • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
    • иголку;
    • дырокол;
    • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
    • канцелярский клей;
    • если требуется – печать.

    Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

    Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

    Прошивать документы необходимо для их систематизации.

    В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

    Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

    Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

    1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
    2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
    3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

    На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

    Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

    Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

    Сшить документы можно несколькими способами:

    • С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
    • С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
    • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
    • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

    Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

    При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

    Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

    Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам. Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса.

    Делопроизводство как сшить документы. Как правильно сшивать документы ниткою. Требования сшивать документы. Как правильно сшить документы и заверить. Подготовка документов к сшиванию. Требования, правила по сшиванию документов.

    Каким цветом ниток сшивать Как прошить Прошивка левого верхнего угла (наискосок) Эта прошивка идет там, где мы обычно скрепляем степлером. При таком способе прошивки удобно читать (листать) и делать с него копии и сканы. Каждый этап прошивки обозначен цифрами от 1 до 4.

    Полезная статья: О том, как взять делопроизводство в компании под контроль, читайте в электронной версии журнала.

    Как правильно сшить документ нитками

    Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.
    Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов. Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

    В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

    Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

    • приказы личного состава,
    • приказы общего состава,
    • штатное расписание.

    Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

    На обложке проставляются данные:

    • Название организации.
    • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
    • Индекс дела.
    • Заголовок дела.
    • Срок хранения.
    • Номер тома.
    • Количество листов в подшивке.
    • Дата составления подшивки.

    Больше нет необходимости искать и вручную заполнять заявления, протоколы, договоры, приказы и другие документы.Простой и удобный мастер поможет Вам быстро создать необходимые документы, которые полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации.

    Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо.

    В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела. В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно. Полезная статья: О том, как взять делопроизводство в компании под контроль, читайте в электронной версии журнала.

    Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать.

    Для прошивки можно использовать любую нитку или ленту средней толщины (не очень тонкую) и средней длины, достаточной, чтобы после приклеивания листа «Прошито и пронумеровано» концы нитки выступали за пределы наклейки.

    На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.».

    К любой работе нужно подготовиться, особенно если это касается документации. Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться. Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам.

    Как прошить документы для налоговой

    Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Практикуется переплет документов или же их брошюровка.

    Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

    Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

    Прошивать необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают, которые требуется передать в архив.

    Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.

    Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется — читайте в публикации по ссылке.

    Каким цветом ниток можно сшивать документы

    Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней. Прошивка документов по госту В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует. Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры. Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела. В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно. Полезная статья: О том, как взять делопроизводство в компании под контроль, читайте в электронной версии журнала.

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.
    2.

    Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки. 6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.
    7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.


    Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

    Инструкция по сшиванию документов

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

    • Кадровая документация по итогам текущего года
    • Документация бухгалтерии
    • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
    • Документы для налоговой
    • документы для сдачи отчетности в ПФР
    • документы в различные отделы банка
    • документы на тендер
    • копии уставных документов
    • документы при заключении особо важных соглашений
    • книги учета прибыли
    • нотариально удостоверенные копии и переводы
    • при подготовке документации к сдаче в архив

    Какие документы подшиваются

    • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

    На что стоит обратить внимание:

    • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    • граница от края листа составляет 1,5-2 см
    • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

    Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину Видео: Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

    Как правильно сшивать документы

    • 1 Способы сшивания документов
      • 1.1 Где можно сшить документы?
    • 2 Как правильно сшивать документы нитками?
    • 3 Правила сшивания документов
    • 4 Как сшить документы на уголок?
    • 5 Машинка для сшивания документов — что это?
      • 5.1 Видео: как сшивать документы нитками с помощью станка

    Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы. Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время.

    И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери. Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.

    Как правильно сшить документы?

    А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России. Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

    Подготовка документов к сшиванию Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки.
    Обложки для документации бывают трех видов:

    • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
    • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
    • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца. Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

    Исключение составляют документы для налоговой службы.

    Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций. Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

    Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Основные регламенты Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

    Прошивка документов: нормы гост и практические советы

    Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие. После этого через самое верхнее отверстие нить выводиться обратно на тыльную сторону.

    Далее — снова во вторую дырку сверху, а затем — с лица на оборот через третью. Затем нить выводят на лицо через четвертое отверстие и продевают в третье отверстие, чтобы снова вывести на тыльную сторону стопы.

    На этом процесс сшивания можно считать оконченным. Остается лишь завязать узелок и наклеить поверх него наклейку с информацией о количестве листов в подшивке. Нумерация листов при прошивке документов Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке.
    Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно, и вся документация строго упорядочена.

    Как правильно прошивать и заверять документы

    Читайте по теме в электронном журнале В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).

    Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами. Полезная статья: Более подробно о том, как правильно подшивать документы по папкам читайте в электронной версии журнала Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов. Нитки для прошивки документов Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки.

    Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись. Как открыть шиномонтаж — от документов до подсчетов окупаемости.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector