Письмо о направлении договора
Garant-agency.ru

Юридический портал

Письмо о направлении договора

Образец сопроводительного письма к договору

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

  • опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
  • указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2020 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

  1. Шапка.
  2. Номер и дата.
  3. Обращение.
  4. Текст.
  5. Приложение.
  6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Шапка

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать договор и возвратить в срок до;
  • прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Приложение

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Подпись

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2020 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Читать еще:  Нужно ли обращаться к нотариусу для оформления договора дарения?

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Как оформить сопроводительное письмо к договору

Сопроводительное письмо к документам — это пояснительная записка, описывающая содержание направляемых на рассмотрение или подписание бумаг. Бланк письма на законодательном уровне не установлен, текст допускается составлять в свободной форме, учитывая нюансы и правила оформления исходящей документации.

Что это такое

Сопроводительным называется служебное письмо, которое прикладывается к документам, направляемым кому-либо по работе. Типовое сопроводительное письмо к документам содержит сведения по содержанию отправленных бумаг или по необходимым действиям с ними. Если документы сложны по формулировкам и значительны по объему, у профильных специалистов отнимает много времени полностью вникать в суть дела. Важно четко, ясно и корректно изложить в тексте смысл обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять цель пересылаемых бумаг и направить их в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

В каких случаях и когда пишут

Письмо обязательно прикрепляется при отправке:

  • резюме для приема на работу, поступления в вуз;
  • документов контрагентам, подразделениям, госслужбам;
  • коммерческого предложения.

Во всех случаях текст содержит краткое содержание направляемой информации. Сопроводительный текст коммерческого предложения указывает на выгоду предлагаемых условий, сроки, готовность к переговорам по какому-либо пункту, просьбу обратить внимание на что-либо, направить ответ или подтвердить получение. Нет установленной законом формы, как написать сопроводительное письмо к документам, но необходимо соблюдать общие правила делового общения.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

  • адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
  • обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
  • тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
  • подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
  • данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.
Читать еще:  Могу ли я потребовать компенсацию за невыполнение договора

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Кто подписывает

Бумагу вправе подписать тот, кто ее направляет: менеджер, бухгалтер, руководитель организации. Необходимо соблюдать официально-деловой стиль обращения и иерархию в компании.

Главное правило: если текст адресован начальнику организации, то подписывает его начальник. В тексте указываются и контакты лица, ответственного за сбор документов и составление обращения.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ подписывается непосредственно руководителем организации. Подписать его вправе и уполномоченный представитель, если на его имя оформлена доверенность на осуществление этого действия.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Генеральному директору ООО «Пион»

Уважаемый Андрей Викторович!

Высылаем в ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор на изготовление наружной рекламы № 1 от от 17.07.2020. Просим его подписать, закрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение семи дней.

Приложение: договор в двух экземплярах (всего на 8 листах).

Директор Петрова Петрова О. Л.

Пример пояснительной записки к коммерческому предложению

Общество с ограниченной ответственность «Чистый дом»

ул. Большая Морская, д. 45, Санкт-Петербург, 654321

тел/факс 8 (123) 456 78 90, e-mail: [email protected]

о направлении коммерческого предложения и образца договора

Уважаемый Александр Александрович!

Направляем Вам коммерческое предложение о комплексном техническом обслуживании офисного здания по адресу ул. Жуковского, д. 4 и прилегающей территории с полным расчетом стоимости по месяцам. В расчете учтена персональная скидка 25%, которая указывалась нами ранее в рекламном предложении. Готовы обсудить условия договора и ответить на все вопросы.

1. Коммерческое предложение (лист 1-7).

2. Расчет (лист 8-9) — 2 экз.

Генеральный директор Василенко П. А. Василенко

Образец сопроводительного письма о направлении документов

ГБОУ ДОД ДЮСШ «Алмаз»

ИНН 1111111111 КПП 222222222

ОГРН 3333333333 ОКПО 44444444

проспект Стачек, 145, г. Санкт-Петербург, 123456

В Межрайонную ИФНС России

№ 00 по г. Санкт-Петербургу

123456, проспект Стачек, 32

Уведомляем, что в ответ на запрос № 09876-78 и во исполнение Требования о предоставлении договоров и актов сверки расчетов все истребуемые документы направлены нами в канцелярию Межрайонной ИФНС России № 00 по г. Санкт-Петербургу 22.12.2020 в следующем составе:

  1. Договор от ** № **
  2. Договор от ** № **
  3. Договор от ** № **
  4. Акт от ** № **
  5. Акт от ** № **

Документы приложены заверенными копиями по 1 экземпляру.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства. Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах. Далее рассмотрим, когда нужно писать сопровод на разных этапах госзакупки.

Проведение торгов

Если участник подал запрос на разъяснение положений документации, заказчик обязан дать разъяснение. Ответ публикуют в ЕИС без указания наименования участника, от которого поступил запрос (поскольку нельзя разглашать потенциальных участников заказа), а также отправляют участнику вместе с сопроводительным письмом (СП).

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП. При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок. Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Исполнение контракта

Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.

Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.

Другие случаи

На каждом из этапов от заказчика может потребоваться направить сведения в контролирующие или судебные органы по факту проведения плановых и внеплановых проверок, а также при подаче исковых заявлений. Направление сведений в Федеральную антимонопольную службу о включении поставщика в реестр недобросовестных также требует оформления сопроводительного письма. Порядок ведения реестра недобросовестных исполнителей утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 № 1062.

Как писать

Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.

Читать еще:  Нужно ли оформлять договор аренды между сестрами?

Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:

  • дату документа;
  • реквизиты сторон (отправителя и получателя);
  • наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.

Частые ошибки при составлении

Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.

Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:

  1. «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
  2. «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
  3. «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».

Лучше формулировать так:

  1. «Просим ознакомиться с комментариями юриста и внести поправки в договор».
  2. «Просим ознакомиться с новой версией соглашения и подписать его до 20 ноября либо в этот же срок направить протокол разногласий».

Как регистрировать и хранить

Как и все входящие обращения, сопроводительные письма необходимо фиксировать сотрудником заказчика в журнале входящей и исходящей корреспонденции.

Входящее сопроводительное письмо

Поскольку чаще всего сопроводительное письмо составляют при передаче документов, а сроки в госзакупках играют большое значение, имеет смысл разработать бланк не только для отправки, но и для получения. Он пригодится, если отправитель никак не прокомментировал документацию. Главная цель — опись полученных бумаг. Если впоследствии возникнут разногласия, подобная бумага поможет их разрешить. В бланк письма внесите следующую информацию:

  • список документов из полученного пакета;
  • дату и время получения;
  • данные отправителя (в том числе, кто непосредственно передал пакет). Если доставка через курьерскую службу, обязательно укажите Ф.И.О. курьера и реквизиты организации-перевозчика;
  • данные получателя (кто принял пакет с документацией).

Можно добавить дополнительную информацию, например, срок, в который дадите ответ. В конце статьи можно скачать бланк такой описи.

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.

Скачать бланк сопровода
Скачать образец сопроводительного письма с приложением документов в Word
Скачать образец сопроводительного листа при возврате подписанной документации
Скачать образец формы сопроводительного письма к документам
Скачать образец сопроводительного письма с описью документов
Скачать образец сопроводительной записки к документам на подпись
Скачать образец сопроводительного письма к исполнительной документации
Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016

Цели и задачи сопровода

Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  • соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  • описываются передаваемые бумаги;
  • в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  • страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  • при ответе на запрос коммерческого предложения;
  • при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  • при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

Структура сопроводительного письма

С 01.07.2018, когда оформляете сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016, где описано, как написать образец сопроводительного письма к документам. Его оформляют как на фирменном бланке, так и на чистом листе, желательно в печатном, а не рукописном виде. Структура состоит из частей:

  • реквизиты отправителя. Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;
  • данные адресата;
  • реквизиты послания: дата и исходящий номер;
  • обращение и вводная часть;
  • опись передаваемых бумаг;
  • заключительная часть;
  • должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
  • информация об исполнителе.

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации. Она не является обязательным требованием.

Содержание

Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам:

Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: «Направляем Вам…» либо, если бумаги направляются в ответ на предшествующий запрос от адресата, указать реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)».

Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

  • номер бумаги по порядку в перечне;
  • ее наименование и реквизиты;
  • количество экземпляров;
  • количество листов;
  • допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.

Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  • подписать и возвратить отправителю;
  • приобщить к материалам дела;
  • рассмотреть в установленном порядке.

Шаг 6. Указать подписанта и подписать послание.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Пример сопроводительного письма к документам

ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»

ИНН 1234567890 КПП 121001001

000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67

ООО «Идеальный контрагент»

№ 124 от 28 октября 2020 г.

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше письмо от 24.10.2019 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2019, подписанных с нашей стороны.

  1. Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2019 в 1 экз. на 2 листах.
  2. Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2019 в 1 экз. на 7 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах.

Директор
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector